Quản lý Biểu mẫu và Chính sách và Thủ tục – Quan trọng? Bạn Betcha!
– Bài cập nhật kiến thức mới nhất năm 2024
Quản lý Biểu mẫu và Chính sách và Thủ tục: Quan trọng? Vâng chắc chắn
Biểu mẫu rất quan trọng đối với hoạt động của bất kỳ tổ chức nào cho dù biểu mẫu ở định dạng giấy hay điện tử. Mọi người đều sử dụng các biểu mẫu trong cuộc sống hàng ngày của họ từ khảo sát trên Internet, giỏ hàng, biểu mẫu phản hồi hoặc thậm chí là điền email vào phần liên hệ với chúng tôi của nhiều trang web. Và các hình thức giấy không bị chết bởi bất kỳ phương tiện nào. Các mẫu giấy vẫn được sử dụng trong việc xin bằng lái xe hoặc hoàn thành việc đăng ký xe ô tô của bạn hoặc gửi hoặc rút tiền từ tài khoản séc hoặc tài khoản tiết kiệm của bạn. Các dạng vật chất có ở khắp mọi nơi.
Biểu mẫu kinh doanh là công cụ quản lý giúp viết, truyền tải và báo cáo thông tin kinh doanh. Có hai cách để xem biểu mẫu: bản in và bản điện tử. Biểu mẫu in là một tài liệu có hướng dẫn với thông tin lặp đi lặp lại được in sẵn ở một vị trí cố định để tiết kiệm thời gian viết và tham khảo. Biểu mẫu điện tử là một tài liệu được lưu trữ trên thiết bị nhớ điện tử được tạo sẵn trên màn hình máy tính khi cần thiết. Biểu mẫu điện tử có thể được thiết kế với các trường thay đổi kích thước khi văn bản được nhập vào, với menu thả xuống, các nút hoạt động và biểu mẫu điện tử thậm chí có thể được gắn với cơ sở dữ liệu thu thập thông tin đã điền vào biểu mẫu điện tử. Mặc dù vậy, hãy nhớ rằng biểu mẫu điện tử có thể giống hoàn toàn với biểu mẫu in cũng như trong trường hợp biểu mẫu in được lưu ở định dạng có thể chỉnh sửa PDF, hiện có thể thực hiện được với phần mềm phù hợp.
Biểu mẫu có thể tiết lộ nhiều điều về một tổ chức
Biểu mẫu có thể cho khách hàng biết nhiều điều về tổ chức của bạn. Ví dụ, chỉ riêng vẻ bề ngoài cũng có thể ngụ ý rằng công ty theo kiểu cổ điển hoặc tiến bộ. Sự dễ dàng hoàn thành có thể có nghĩa là sự khác biệt giữa doanh nghiệp được gia hạn và khách hàng đi nơi khác. Trong các ngành như bảo hiểm và ngân hàng, đây có thể là một vấn đề quan trọng. Vì biểu mẫu thường là mạch máu của một tổ chức, nên một bộ phận quản lý biểu mẫu tốt có thể có nghĩa là sự khác biệt trong định hướng chiến lược, tầm nhìn và sứ mệnh của công ty bạn.
Tôi nhớ lại đã nhìn thấy một Biểu mẫu của Khách trong văn phòng công ty của một công ty điện ảnh lớn được tạo ra một cách thô thiển trên máy đánh chữ. Hình thức này cho thấy một hình ảnh tồi tệ về công ty. Nếu tôi là khách hàng của công ty lớn này, chắc chắn tôi sẽ tự hỏi tại sao công ty không dành thời gian để tạo ra một biểu mẫu chuyên nghiệp mà mọi khách hàng tiềm năng sẽ phải điền vào khi họ bước vào tòa nhà.
Tầm quan trọng quan trọng của việc quản lý biểu mẫu đối với các chính sách và thủ tục
Việc quản lý biểu mẫu cũng quan trọng không kém đối với người viết chính sách và thủ tục. Trên thực tế, ở nhiều công ty, bộ phận chính sách và thủ tục hoặc quản lý bộ phận quản lý biểu mẫu và / hoặc người viết chính sách và thủ tục cũng là người quản lý biểu mẫu. Mối quan hệ này cực kỳ quan trọng vì hầu hết các thủ tục đều chứa các tham chiếu đến các biểu mẫu theo cách này hay cách khác. Theo kinh nghiệm của tôi, biểu mẫu đóng một vai trò quan trọng trong chính sách và quy trình thủ tục. Hãy nhớ rằng cũng có thể có các quy trình biểu mẫu cũng như các quy trình chính sách và thủ tục. Nếu người viết hoàn thành tốt công việc, thì các hệ thống quy trình sẽ được chia thành lưới hoặc được tích hợp.
Bạn không thể viết chính sách và thủ tục mà không cần phân tích trước hệ thống biểu mẫu
Trong nhiều năm, tôi đã từng phân tích và thiết kế các biểu mẫu được sử dụng trong một quy trình trước khi phỏng vấn những người sử dụng hệ thống chính sách và thủ tục. Trong một số trường hợp, tôi thậm chí sẽ đặt hàng các biểu mẫu trước khi phân tích chính sách và thủ tục hoàn tất. Phương pháp này tỏ ra vô giá đối với tôi bởi vì một khi hệ thống biểu mẫu đã được phân tích và sắp xếp hợp lý, chính sách hoặc thủ tục sẽ được áp dụng.
ĐỪNG mắc phải sai lầm lớn này!
Sai lầm lớn nhất của nhiều người viết chính sách và thủ tục là viết chính sách hoặc thủ tục trước rồi yêu cầu bộ phận quản lý biểu mẫu điều chỉnh cho phù hợp với nội dung có trong tài liệu chính sách hoặc thủ tục đã xuất bản. Đây là một sai lầm lớn và nó chắc chắn không thúc đẩy việc mua vào các hệ thống. Công việc của những người quản lý biểu mẫu và những người viết chính sách và thủ tục đi đôi với nhau; không nên có ngoại lệ cho mối quan hệ này.
Kết hợp các biểu mẫu thành một chính sách hoặc thủ tục
Tôi là người ủng hộ mạnh mẽ rằng hình ảnh của biểu mẫu và hướng dẫn biểu mẫu của nó phải được đưa vào như một phụ lục của chính sách hoặc thủ tục. Trong trường hợp biểu mẫu điện tử, một liên kết có thể được đặt vào chính sách hoặc thủ tục hơn là mở ra một cửa sổ mới với mẫu biểu mẫu và / hoặc biểu mẫu thực tế để tải xuống hoặc in.
Đáng buồn thay, nhiều người viết chính sách và thủ tục không biết điều đầu tiên về các biểu mẫu và họ chỉ đơn giản tham chiếu một biểu mẫu bằng tên và số của nó, hoặc tệ hơn, chỉ bằng tên của nó; và sau đó họ để nó cho người đọc để tìm biểu mẫu tham chiếu. Tôi thấy thực hành này rất sai vì một số lý do. Ví dụ:
- Biểu mẫu sẽ không bao giờ được tìm kiếm hoặc sử dụng
- Người đọc sẽ hỏi một người bạn về biểu mẫu và rất có thể sẽ nhận được một biểu mẫu lỗi thời có thể đã nằm lăn lóc trên bàn hoặc ngăn kéo của người bạn trong nhiều tháng, nếu không phải là nhiều năm.
- Biểu mẫu có thể được viết tắt bằng PR và người dùng có thể không phân biệt được nguồn của biểu mẫu. Ví dụ, là PR viết tắt, một yêu cầu mua hàng hoặc một số loại tài liệu quan hệ công chúng.
Lập luận chống lại Thực hành Lồng ghép Biểu mẫu vào Chính sách hoặc Thủ tục
Mặc dù tôi là người ủng hộ mạnh mẽ việc nhúng hình ảnh biểu mẫu vào chính sách hoặc thủ tục, nhưng có một số lập luận chống lại cách làm này, không có lập luận nào tôi đồng ý:
- NGƯỜI ĐỌC NÓI: Nếu tôi nhúng hình ảnh của biểu mẫu vào chính sách hoặc thủ tục, thì mỗi khi biểu mẫu thay đổi, chính sách hoặc thủ tục sẽ phải được phát hành lại. Mặc dù đây có thể là một tuyên bố đúng, người viết chính sách và thủ tục nên muốn viết lại chính sách hoặc thủ tục vì thay đổi biểu mẫu cũng gợi ý sự thay đổi trong một hoặc nhiều quy trình tạo nên trung tâm của tài liệu chính sách hoặc thủ tục.
- NGƯỜI ĐỌC NÓI: Tại sao tôi nên nhúng hình ảnh của biểu mẫu khi tôi có thể tham chiếu biểu mẫu trong danh mục biểu mẫu? Do đó, nếu biểu mẫu phải thay đổi, liên kết sẽ vẫn như cũ và sau đó tôi sẽ không phải thay đổi chính sách hoặc thủ tục mỗi khi biểu mẫu thay đổi. Lập luận này có hai vấn đề: (1) lập luận tương tự ở trên áp dụng rằng khi một biểu mẫu thay đổi, thì nội dung của chính sách hoặc thủ tục cũng sẽ thay đổi và (2) Tôi thấy hiếm có công ty nào có đủ nguồn lực để duy trì danh mục biểu mẫu theo cách nó nên được duy trì. Do đó, tôi sẽ đồng ý với lập luận này nếu danh mục biểu mẫu được duy trì thường xuyên và nếu người duy trì danh mục giữ liên lạc chặt chẽ với người viết các chính sách và thủ tục để có thể phân tích bất kỳ thay đổi biểu mẫu nào để xác định xem có ảnh hưởng đến các chính sách và thủ tục hiện hành sử dụng biểu mẫu đó.
Nguồn Tìm kiếm Trợ giúp Hiểu Biểu mẫu
Hiệp hội quan trọng nhất ở Hoa Kỳ là Hiệp hội Quản lý Hình thức Kinh doanh, BFMA.org. Hội thảo, hội nghị, hội thảo và sách được cung cấp cho các thành viên của nó. Tôi thực sự khuyên bạn nên xem trang web của họ, gọi điện cho họ, tham gia và tham dự hội nghị. Một hoặc hai hội nghị sẽ là cơ hội mở rộng tầm mắt cho bất kỳ người viết chính sách và thủ tục nào. Một thế giới hoàn toàn mới sẽ mở ra với họ.
Bản tóm tắt:
Người viết các chính sách và thủ tục nên học hỏi từ bài viết này và phụ trách bộ phận quản lý biểu mẫu nếu có. Và nếu một bộ phận tồn tại và chính trị cản trở việc tiếp quản chức năng này, thì tôi khuyên người viết nên phát triển mối quan hệ tốt với bộ phận quản lý biểu mẫu và bắt đầu làm việc cùng nhau.
Và nếu bộ phận biểu mẫu không tồn tại, hãy đi ra ngoài và được đào tạo cần thiết để thêm chức năng này vào bộ phận chính sách và thủ tục. Người viết các chính sách và thủ tục phải chịu trách nhiệm và:
- Hãy suy nghĩ về cách tạo ra các biểu mẫu hấp dẫn, hiệu quả để nâng cao hình ảnh của tổ chức và điều đó sẽ bổ sung cho các chính sách và thủ tục mà nó ảnh hưởng và / hoặc hỗ trợ.
- Hãy suy nghĩ về cách bạn có thể hợp tác chặt chẽ với bộ phận biểu mẫu và / hoặc người thiết kế biểu mẫu để đảm bảo rằng hệ thống biểu mẫu bổ sung cho hệ thống chính sách và thủ tục và ngược lại.
- Hãy nghĩ cách bạn có thể phục vụ người đọc các chính sách và thủ tục một cách tốt nhất và viết các chính sách và thủ tục hiệu quả sử dụng các biểu mẫu hiệu quả.
Tiểu sử:
Kết thúc
Ngoài các bài viết tin tức, bài báo hàng ngày của SEMTEK, nguồn nội dung cũng bao gồm các bài viết từ các cộng tác viên chuyên gia đầu ngành về chuỗi kiến thức Kinh doanh, chiến lược tiếp thị, kiến thức quản trị doanh nghiệp và kiến thức quản lý, phát triển tổ chức doanh nghiệp,.. được chia sẽ chủ yếu từ nhiều khía cạnh liên quan chuỗi kiến thức này.
Bạn có thể dành thời gian để xem thêm các chuyên mục nội dung chính với các bài viết tư vấn, chia sẻ mới nhất, các tin tức gần đây từ chuyên gia và đối tác của Chúng tôi. Cuối cùng, với các kiến thức chia sẻ của bài viết, hy vọng góp phần nào kiến thức hỗ trợ cho độc giả tốt hơn trong hoạt động nghề nghiệp cá nhân!
* Ý kiến được trình bày trong bài viết này là của tác giả khách mời và không nhất thiết phải là SEMTEK. Nhân viên tác giả, cộng tác viên biên tập sẽ được liệt kê bên cuối bài viết.
Trân trọng,
Các chuyên mục nội dung liên quan
- Bản tin số mới nhất | Góc chia sẻ kiến thức số hóa & Chiến lược kinh doanh
- Trang chủ
- Marketing tổng thể
- Kiến thức WordPress
