Một trong những ấn phẩm marketing quan trọng hàng đầu của doanh nghiệp chính là Profile, hay còn gọi là hồ sơ năng lực. làm Profile công ty cần bám sát cá tính thương hiệu, thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải. Profile mang đến cái nhìn trực quan, đại diện cho chất lượng và tính cách thương hiệu. Một Profile chất lượng sẽ mang đến cái nhìn chuyên nghiệp, thiện cảm từ khách hàng, đối tác đối với thương hiệu. Đồng thời mang đến lợi ích trong các mối quan hệ kinh doanh. Vì thế hồ sơ năng lực cần cẩn trọng, chu đáo. Tùy vào mục tiêu, thời điểm kinh doanh, doanh nghiệp sẽ có những Profile chuyên biệt khác nhau.
Profile công ty (hồ sơ năng lực) là gì?
Profile công ty là gì?
Profile, hay hồ sơ năng lực là tài liệu giới thiệu sơ lược công ty. Đồng thời đây cũng là một trong những công cụ Marketing hiệu quả cho doanh nghiệp. Hồ sơ năng lực thể hiện sự chuyên nghiệp, ngành nghề kinh doanh, quy mô công ty một nét khái quát. Profile còn giới thiệu về dịch vụ, sản phẩm, tình trạng hiện tại, ưu thế vượt trội của doanh nghiệp với khách hàng tiềm năng, đối tác, cổ đông của công ty,… Hồ sơ năng lực thường có khoảng từ 16-32 trang, chứa đựng thông tin, hình ảnh doanh nghiệp,…
Khi thiết kế Profile công ty cần lưu ý đủ thông tin cần thiết, thu hút. Một Profile ấn tượng sẽ tạo ấn tượng, cái nhìn thiện cảm về Công ty. Hơn thế nữa, với doanh nghiệp mới thì hồ sơ năng lực tốt giúp bạn có thêm sức mạnh cạnh tranh. Bên cạnh đó giới thiệu doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp, ấn tượng nhất.
Phân biệt giữa Profile công ty, Brochure và Catalog
Cả Profile, Brochure và Catalogue đều là ấn phẩm quan trọng trong hoạt động kinh doanh, quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp. Tuy nhiên mỗi loại sẽ có mục tiêu, ứng dụng khác nhau.
Profile chủ yếu giới thiệu về công ty, những thành tựu nổi bật, năng lực cốt lõi của doanh nghiệp. Và thường dành cho mọi đối tượng khách hàng, đối tác, cổ đông, chủ đầu tư,…
Catalogue là ấn phẩm giới thiệu tập trung về dịch vụ, sản phẩm, với đầy đủ chi tiết, thông số. Các thông tin này thường thiết kế theo dạng danh sách được phân loại. Các thiết kế Catalogue thường được sử dụng cho khách hàng, để họ hiểu rõ hơn về sản phẩm, dịch vụ của công ty.
Brochure có thể được dùng để giới thiệu về công ty, dịch vụ, sản phẩm, hay sử dụng cho một chương trình Marketing riêng. Đặc biệt thiết kế Brochure hướng tới khơi gợi khả năng tiêu dùng của khách hàng và dùng chuyên biệt cho một nhóm khách hàng mục tiêu nhất định.
Tại sao nên thiết kế Profile công ty?
Có thể khẳng định rằng Profile là ấn phẩm cần thiết của mọi doanh nghiệp. Thiết kế Profile công ty mang đặc trưng riêng và có nhiều ưu điểm cho doanh nghiệp.
- Profile mang đến thông tin chính xác về công ty, các thành tựu, lợi thế cạnh tranh, thông tin cơ bản về sản phẩm, dịch vụ,…đến khách hàng. Nhờ đây như một công cụ PR giúp khách hàng hiểu chi tiết nhất và nhanh nhất về công ty.
- Hồ sơ năng lực vừa giới thiệu công ty, vừa giúp quảng bá thương hiệu hiệu quả.
- Các đối tác, khách hàng sẽ mong muốn nhận được tài liệu liên quan đến năng lực công ty để đánh giá được doanh nghiệp của bạn. Một công ty có Profile cũng thể hiện bạn kinh doanh hợp pháp, đáng tin cậy.
- Thiết kế Profile công ty thật chuyên nghiệp, hoành tráng là cách đơn giản, hữu hiệu để tăng lòng tin của đối tác, khách hàng. Từ đó tìm kiếm thêm được nhiều khách hàng hơn.
- Hồ sơ năng lực cũng là một tài liệu quan trọng trong chiến lược bán hàng tiếp thị. Đây là công cụ lưu trữ thông tin, quảng bá giúp bộ phận bán hàng triển khai công việc hiệu quả hơn.
Cấu trúc chuẩn của một mẫu Profile
Profile công ty được chia thành nhiều phần chi tiết. Các mục có thể thay đổi vị trí, thêm bớt tùy vào sự sáng tạo, lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên về cơ bản thì cấu trúc chuẩn khi thiết kế Profile công ty sẽ như sau:
Trang bìa đầu tiên của làm profile công ty
Nội dung trang bìa sẽ có tên công ty, Logo. Trang bìa được thiết kế và chọn chất liệu tùy vào phong cách, ngân sách công ty. Tuy nhiên thường được in chất liệu Couches, offset 4 màu để tạo sự vững chắc, mạnh mẽ và sang trọng.
Trang bìa thứ 2, 3
Thường bao gồm các nội dung:
- Slogan công ty, thể hiện định hướng phát triển, tinh thần, phương châm hoạt động của doanh nghiệp.
- Bảng phụ lục tóm tắt, liệt kê sơ bộ những nội dung có trong Profile.
- Lịch sử phát triển: Nếu là công ty mới phần này sẽ thể hiện những sự kiện quan trọng làm nền tảng ra đời. Đối với công ty lâu năm cần thêm những cột mốc quan trọng trong quá trình phát triển.
- Hình ảnh thể hiện lĩnh vực kinh doanh, hay hình ảnh truyền tải thông điệp công ty.
Trang số 4
Mở đầu với nội dung giới thiệu sơ bộ về Công ty bao gồm lĩnh vực hoạt động, chức năng. Đồng thời trình bày tầm nhìn dài hạn (Vision), cũng như mục tiêu ngắn hạn (mission). Kết hợp hình ảnh minh họa sống động để nội dung thêm thu hút.
Trang số 5, 6
Trang 5 trình bày hình ảnh và thông tin cơ bản, điểm mạnh của thành viên chủ chốt trong Công ty.
Trang 6 sẽ là sơ đồ tổ chức gắn với những nhân vật chủ chốt trên.
Trang 7, 8
Trình bày nội dung kèm hình ảnh minh họa giới thiệu lĩnh vực đang hoạt động.
Doanh nghiệp cũng có thể trình bày khái quát quy trình làm việc của mình ở mục này.
Trang số 9 ,10
Thể hiện những dự án nổi bật, chủ chốt mà doanh nghiệp đã thực hiện được. Hoặc những dịch vụ, sản phẩm đặc biệt, quan trọng mà mình cung cấp. Nêu điểm mạnh, thành tựu từ những dự án, quá trình cung cấp dịch vụ, sản phẩm này.
Nếu công ty có thâm niên và quá nhiều dự án, có thể liệt kê thêm các dự án, công trình đã thực hiện.
Các trang tiếp theo
Nêu các định hướng, giá trị mà doanh nghiệp mang đến cho xã hội, cộng đồng. Các công ty trong thời đại ngày nay, đang kinh doanh đang nhắm đến các hoạt động xã hội, bảo vệ môi trường, vì cộng đồng,… có chiến lược phát triển bền vững.
Trang bìa cuối
Trình bày Logo, thông tin của công ty, địa chỉ các chi nhánh, văn phòng đại diện. Chất liệu trang bìa cuối tương tự như trang bìa mở đầu.
5 Bước làm Profile công ty chuyên nghiệp
Bước 1: Xác định đối tượng mục tiêu làm profile công ty nhắm tới
Đối tượng mục tiêu Profile thỏa mãn tốt nhất phải được xác định rõ ràng đó chính là khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp (targeted customers).
Theo quy luật Pareto thì đây mới là nhóm 20% mang đến 80% doanh thu cho doanh nghiệp.
Để xác định mục tiêu đúng, doanh nghiệp cần trả lời hai câu hỏi sau:
- Đối tượng mục tiêu là ai: Tuổi tác, trình độ học thức, cấp bậc / địa vị xã hội, quan điểm đại diện (truyền thống hay hiện đại, pha trộn)?
- Tại sao họ cần xem profile của doanh nghiệp?
Việc này sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra định hướng chính xác và đề ra các hạng mục và lồng ghép văn phong thích hợp trong cuốn profile.
Bước 2: Xác định nội dung Profile doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần chọn lọc thông tin, sắp xếp nội dung hợp lý tránh để cuốn Profile có quá nhiều thông tin. Điều này không gây được thiện cảm tốt với khách hàng.
Kịch bản nội dung và nội dung được đưa vào quyết định lớn đến thành công của Profile công ty. Nội dung sản phẩm là phần quan trọng nhất trong profile doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần và bạn cố gắng chọn lọc thông tin khách hàng dễ nhìn dễ tiếp cận.
Profile (Hồ sơ doanh nghiệp) là để cho khách hàng, đổi tác hiểu thêm về cội nguồn của bạn và tư tưởng, cốt cách của doanh nghiệp.
Các nội dung chính trong Profile:
- Mục lục: Giúp khách hàng hiểu, nắm bắt được cấu trúc nội dung của Profile mà họ cầm trên tay, nhanh chóng tra cứu đến nội dung mà họ quan tâm nhất.
- Tên doanh nghiệp: Tên đầy đủ bằng tiếng Anh, tiếng Việt hoặc cả hai, trụ sở chính, chi nhánh/ văn phòng đại diện, nhà máy sản xuất, điện thoại, fax, email chăm sóc khách hàng, thời gian thành lập. Phần này nên xuất hiện càng nhiều càng tốt, ở mọi header/footer trong mọi trang profile, để khách hàng dễ dàng liên lạc khi cần.
- Thư ngỏ: Thư ngỏ của Tổng giám đốc/ Chủ tịch
- Quá trình phát triển: điểm qua những mốc thời gian quan trọng, những sự kiện lớn như: chi nhánh thứ “n” khai trương/ khánh thành, kỷ niệm 500 năm thành lập, nâng cấp công nghệ hiện đại, dây chuyền sản xuất mới, tốc độ tăng trưởng thị phần/công suất/lợi nhuận, …
- Thành tựu: các giải thưởng, huân chương, chứng nhận tiêu chuẩn, chất lượng, …
- Tầm nhìn: mục tiêu tương lai và dài hạn của doanh nghiệp.
- Sứ mệnh: sự cam kết của doanh nghiệp đối với cộng đồng, với xã hội, những giá trị mà doanh nghiệp mang đến, góp phần tạo dựng tương lai sáng lạn cho nhân loại. Tuyệt đối ở mục sứ mệnh này, không được nhầm lẫn cho vào những câu từ “thương mại”. Vì nếu doanh nghiệp chỉ neo vào “tiền” thì không thể bền vững, phải là điều gì mang tính nhân văn, đạo đức và có giá trị mãi mãi.
- Giá trị cốt lõi: đây là mục quan trọng để doanh nghiệp thể hiện điểm khác biệt của mình so với đối thủ. Phần này hãy khai thác nhiều hơn từ CEO hay Founder, tìm hiểu triết lý sống còn và trường tồn của doanh nghiệp. Giá trị cốt lõi sẽ bao gồm cả điểm mạnh và nguyên tắc sản xuất kinh doanh, giúp khách hàng phân loại cân nhắc sử dụng, đầu tư.
- Cơ cấu tổ chức: đặc biệt quan trọng cần khi profile nhắm đến các nhà đầu tư/ đối tác lớn. Điều này giúp nhà đầu tư nhận định mô hình hoạt động, quản lý của doanh nghiệp có phù hợp với họ hay không.
- Sản phẩm: Nếu doanh nghiệp có nhiều sản phẩm hãy phân loại thành các nhóm. Việc này giúp khách hàng dễ dàng trong việc tìm kiếm, tối ưu sản phẩm.
- Quy trình làm việc/ hợp tác: phần này quan trọng đối với profile của doanh nghiệp dịch vụ, nhất là mảng tư vấn. Khách hàng sẽ nắm được các bước tiếp theo sau khi ký kết hợp đồng để tránh việc lộn xộn trong giao dịch.
- Khách hàng/ Dự án tiêu biểu: làm profile công ty cho khách hàng biết doanh nghiệp đã làm việc với những đơn vị tiêu biểu nào, đa dạng ngành nghề, lĩnh vực nào. Tạo niềm tin bền vững với khách hàng.
Xu hướng mới hiện nay, nhiều doanh nghiệp với tư duy mới sẽ lược bớt những phần ít tác dụng như tầm nhìn, sứ mệnh hay thậm chí quá trình phát triển, cơ cấu tổ chức (hoặc ít nhất là tối giản chúng)
Quan điểm của họ là những thông tin cơ bản đó đã có sẵn và vô cùng đầy đủ trên website, có đưa vào profile, khách hàng cũng chẳng mấy quan tâm mà còn làm “dài dòng văn tự”.
Vì thế, các doanh nghiệp có thể cân nhắc xu hướng hướng này, nếu thích là phong cách hiện đại và muốn tập trung vào phần cốt lõi nhất.
Bước 3: Xác định văn phong khi làm profile công ty
Doanh nghiệp cần quyết định sắp xếp nội dung đã lên một cách hợp lý nhất, dẫn dắt văn phong phù hợp với vị thế của doanh nghiệp.
Bước 4: Viết phần kết thúc của Profile
Lựa chọn cách kết thúc mở cho cuốn Profile để được nhận nhiều hơn: Đôi khi là một câu nói của khách hàng, đôi khi là một cuộc hẹn gặp mặt, và đôi khi là thêm cả 1 hợp đồng.
Khi khách hàng xem xong Profile, hãy kêu gọi khách hàng hành động, bày tỏ rằng mong muốn hợp tác, cùng khách hàng vượt qua khó khăn, đưa ra giải pháp cho vấn đề khách hàng đang gặp khó khăn.
Có rất nhiều cách để viết ra kết thúc Profile tạo điểm nhấn: một câu hỏi mở, một khẳng định rắn chắc, một lời tiên tri về thành công nếu có cơ hội hợp tác,…
Bước 5: Trình bày cơ bản của làm profile công ty
Xây dựng hình hài cho cuốn làm profile công ty doanh nghiệp bằng các thiết kế ấn tượng, độc đáo thể hiện được tinh thần chuyên nghiệp.
Ngoài việc tuân thủ theo nhận diện thương hiệu (brand guidline), các designer phải tìm chọn hình ảnh phù hợp, quyết định font chữ, màu sắc, kích thước. Thiết kế đẹp sẽ chuyển các nội dung khô khan thành nội dung thích ứng thị giác.
Còn nếu chưa có brand guidline để biết xác định phong cách thiết kế, cách dàn trang, gam màu chủ đạo thì hãy tập hợp lại tất cả các tài liệu bán hàng của công ty, tìm điểm chung của chúng và cố gắng đừng để cuốn profile bị lạc loài khi ở cùng một chỗ.
Từ khóa:
- Tại mẫu profile công ty miễn phí
- Mẫu profile công ty bằng powerpoint
- Download mẫu profile công ty
- Tạo profile công ty online
- Nội dung profile công ty
- Profile công ty xây dựng pdf
- Mẫu profile công ty đẹp
Nội dung liên quan:
- Phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng và một số điều bạn chưa biết
- Cách viết bài trên blog: 22 Mẹo hữu ích cho bạn
- Những kỹ năng marketing cần thiết trong kinh doanh