Các doanh nghiệp ngày nay đang hoạt động trong một thế giới VUCA đòi hỏi sự thay đổi liên tục để đáp ứng các cơ hội mới, sự cạnh tranh, kỳ vọng của khách hàng, số hóa và mua lại. Tuy nhiên, nhóm kiến trúc doanh nghiệp EA không phải lúc nào cũng phân phối như họ cần. Trên thực tế, Gartner ước tính rằng 42% các sáng kiến của EA đã tan rã và đổi thương hiệu trong 5 năm qua – nhưng điều gì đang khiến nhiều nhóm trong số này quay trở lại?
5 sai lầm trong kiến trúc doanh nghiệp EA
Để trả lời câu hỏi này, công ty chúng tôi gần đây đã khảo sát hơn 100 nhóm kiến trúc doanh nghiệp EA trên khắp các khu vực địa lý và ngành về những lỗi phổ biến nhất của họ. Hãy tiếp tục đọc để biết câu trả lời của họ – và để tìm hiểu cách nhóm EA của bạn có thể ngăn họ mắc phải những sai lầm tương tự.
Sai lầm 1: Không có mục tiêu rõ ràng, theo định hướng kinh doanh
Cuộc khảo sát của chúng tôi cho thấy rằng sai lầm phổ biến nhất mà các nhóm EA đang mắc phải là không có mục tiêu kinh doanh rõ ràng với một bên liên quan kinh doanh rõ ràng. Việc xây dựng và duy trì các tạo tác như tài liệu quy trình, xây dựng mô hình năng lực kinh doanh, kiến trúc mục tiêu tập trung vào CNTT và các siêu mô hình phức tạp của tổ chức sẽ trở thành mục tiêu thay vì chỉ đơn giản là công cụ để mang lại kết quả theo định hướng kinh doanh.
Nếu kiến trúc sư không biết lý do tại sao họ thực hiện những hoạt động này, thì họ không hiểu doanh nghiệp của mình và cách họ có thể cải thiện nó.
Kiến trúc sư phải thiết lập các mục tiêu và kết quả chính (OKR) để định hướng cho các nỗ lực của họ. Điều này bao gồm việc xác định các lợi ích có thể đo lường được cũng như chỉ định ai sẽ sở hữu chúng. Mục tiêu có thể là giảm thời gian đánh giá trong chiến lược xử lý danh mục đầu tư, giảm thời gian ngừng hoạt động đối mặt với khách hàng hoặc cung cấp kiến trúc tham chiếu mục tiêu có thể cho phép các nhóm biết nơi họ có thể đưa ra quyết định tự chủ và do đó cải thiện thông lượng dự án.
Bất kể điều gì, điều cốt yếu là luôn lấy kết quả kinh doanh dựa trên lý do để thực hiện các hoạt động EA. Ngay cả những nhiệm vụ tưởng chừng như đơn giản như ghi lại cách hoạt động kinh doanh thông qua CNTT cũng có thể được thúc đẩy bởi kết quả kinh doanh.
Rất ít người bên ngoài nhóm kiến trúc doanh nghiệp EA có thể hiểu được sự phức tạp của các tương tác CNTT cần thiết để cung cấp các khả năng kinh doanh và do đó, việc giải thích lý do đằng sau những thay đổi trong bối cảnh mục tiêu kinh doanh cho những người khác trong tổ chức có thể giúp xây dựng lòng tin và sửa chữa quan điểm về CNTT như một nút cổ chai giả định và trung tâm chi phí. Để đạt được điều này, các kiến trúc sư nên tập trung vào tài liệu vì lợi ích của người khác chứ không phải vì lợi ích của riêng họ.
Sai lầm 2: Làm việc với thông tin chất lượng thấp về kiến trúc doanh nghiệp EA
Các kiến trúc sư doanh nghiệp phải tạo điều kiện thuận lợi cho các quy trình thay đổi chiến lược và quản trị để cho phép các tổ chức hoạt động nhanh chóng, linh hoạt. Tốc độ thay đổi và cường độ CNTT ngày càng tăng của các tổ chức đòi hỏi việc ra quyết định nhanh chóng, chất lượng cao dựa trên thông tin mà các nhà lãnh đạo có thể tin tưởng.
Tuy nhiên, các kiến trúc sư có thể nhận thấy rằng sau khi xây dựng một kho thông tin cho tổ chức của họ như hiện tại, tính hữu ích của dữ liệu đó nhanh chóng bị xói mòn khi tổ chức liên tục thay đổi. Điều này dẫn đến việc các nhóm EA dành nhiều thời gian hơn để lập hồ sơ phản ứng để giữ cho hồ sơ được cập nhật hơn là họ làm trong việc thiết kế chiến lược chủ động.
EA theo hướng dữ liệu là cần thiết để nhanh chóng trả lời tác động của những thay đổi trong tổ chức, ai cần tham gia vào dự án, tác động gợn sóng sẽ như thế nào, tổng chi phí, khi nào lợi ích sẽ được thực hiện và điều gì ( lại) các quyết định ưu tiên cần phải thực hiện. Dữ liệu đó phải đáng tin cậy – nếu không, những người ra quyết định sẽ không có lý do để các kiến trúc sư tham gia vào quá trình ra quyết định về sau.
Những ngày luôn chạy trước các dự án kéo dài hàng tháng để xác định thông tin này đã qua. Các công ty thay đổi nhanh không thể và không có thời gian để đình trệ các dự án với việc thu thập dữ liệu.
Cách duy nhất để cập nhật thông tin trong môi trường thay đổi liên tục mà chúng ta đang phải đối mặt là thông qua sự kết hợp giữa tự động hóa và dân chủ hóa dữ liệu: tự động hóa để cập nhật mô hình kiến trúc từ nguồn dữ liệu (ví dụ: duy trì các mô hình ứng dụng và cơ sở hạ tầng triển khai trực tiếp từ liên tục xây dựng đường ống), và dân chủ hóa để cho phép những người có kiến thức nhất tự cập nhật các mô hình một cách liên tục.
Ví dụ: dân chủ hóa sẽ cho phép chủ sở hữu hệ thống thường xuyên cập nhật thông tin phù hợp kỹ thuật hoặc liên kết đến các khả năng kinh doanh có liên quan cho các ứng dụng của họ trong kho lưu trữ kiến trúc để các kiến trúc sư không phải tự tìm kiếm thông tin này.
Sai lầm 3: Không thể tham gia và giao tiếp trong toàn tổ chức
Một sai lầm phổ biến khác mà các kiến trúc sư doanh nghiệp mắc phải là không giao tiếp và cộng tác hiệu quả trong toàn tổ chức. Tất cả các kiến trúc sư đều muốn trở thành một phần của quá trình thay đổi chiến lược của tổ chức của họ, nhưng đôi khi họ có thể trở nên mất kết nối với đồng nghiệp của mình.
Sự ngắt kết nối này có hai chiều: Dù cố ý hay không, một số đội kiến trúc doanh nghiệp EA có thể hoạt động như một tháp ngà của những người ra quyết định. Tương tự như vậy, các bên liên quan ở cả phía doanh nghiệp và CNTT có thể coi các nhóm EA như một nút thắt cổ chai và loại họ khỏi kế hoạch chuyển đổi của chính họ.
EA có quyền tạo điều kiện thuận lợi cho sự thay đổi trong toàn tổ chức, nhưng các nhóm EA cần phải là một phần tích cực của các đơn vị kinh doanh và giải thích cách tiếp cận mục tiêu và những lợi ích mà nó cung cấp – cho cả kiến trúc kinh doanh và kiến trúc ứng dụng – nếu họ muốn đưa ra đề xuất thay đổi một thực tế.
Khi sự thay đổi liên tục xảy ra, các bên liên quan thường được thúc đẩy bởi một động lực chính như thời gian tiếp cận thị trường, thực hiện lợi ích ngắn hạn hoặc giảm chi phí CNTT. Có thể khó cho tất cả – đặc biệt là các chủ đơn vị kinh doanh – nhìn thấy ngoài chu kỳ phân bổ ngân sách tiếp theo của họ, đó là nơi mà các kiến trúc sư có thể bước vào.
Bằng cách cho thấy sự cân bằng giữa các phương pháp tiếp cận chiến lược và chiến thuật cũng như việc ra quyết định dài hạn và ngắn hạn, các kiến trúc sư có thể giúp tổ chức rộng lớn hơn xây dựng một kế hoạch đạt được các mục tiêu trước mắt trong khi vẫn hướng tới các sứ mệnh bao trùm.
Đối với kiến trúc sư, điều đó có nghĩa là coi mục tiêu như một hướng đi chứ không phải là đích đến, giải thích những lợi ích của một sáng kiến và sau đó thỏa hiệp các bước cần thiết để đạt được điều đó. Điều này cũng đòi hỏi cung cấp các khả năng cho các bước nhỏ hơn đáp ứng các mục tiêu ngắn hạn trong khi vẫn cho phép đạt được tầm nhìn dài hạn.
Sai lầm 4: Tìm nguồn cung cấp thông tin EA không nắm bắt được những gì thực sự cần thiết để đưa ra quyết định
EA truyền thống đã tập trung vào mô hình hóa kiến trúc kinh doanh, ứng dụng, thông tin và công nghệ, nhưng các quyết định về các thay đổi được đề xuất cần phải dựa trên dữ liệu tổng thể hơn nữa.
Thay vì tập trung vào cơ sở hạ tầng CNTT, các nhóm kiến trúc doanh nghiệp EA nên xem xét các biến số như nhân viên nào tham gia vào một dự án thay đổi được đề xuất, dự án sẽ mất bao lâu để thực hiện, những ưu tiên hiện tại cho việc chuyển đổi, cách các dự án được đề xuất có thể liên kết với việc bao quát chiến lược và mục tiêu, những lợi ích dự đoán là gì và khi nào chúng sẽ được thực hiện, chi phí thực hiện thay đổi là gì và chi phí cơ hội hoặc chi phí trì hoãn là gì khi không thực hiện thay đổi.
Các kiến trúc sư cần liên kết với nhau thông tin kiến trúc truyền thống, kết cấu với thông tin vận hành để mang lại những thay đổi này. Điều này cần được thực hiện liên tục để rút ngắn thời gian ra quyết định cần thiết trong một tổ chức nhanh. Những người ra quyết định cần được giúp đỡ, không chỉ về nơi mà một thay đổi sẽ tác động mà còn khi nào sự thay đổi đó có thể xảy ra và những lựa chọn thay thế nào có thể được thảo luận để đưa ra thị trường nhanh hơn.
Ví dụ, các mô hình của bối cảnh ứng dụng cần được kết hợp với thông tin về các nhóm duy trì các ứng dụng đó và các dự án mà họ hiện đang làm việc. Thông tin hoạt động này thường thay đổi nhanh hơn thông tin kiến trúc kết cấu và do đó, việc liên kết với nhau và cập nhật tự động càng quan trọng hơn.
Sai lầm 5: Tập trung vào kỹ thuật kiến trúc doanh nghiệp EA hơn là kết quả kinh doanh
Các kiến trúc sư cũng có thể trở thành nạn nhân của việc dành quá nhiều thời gian tập trung vào các kỹ thuật và ký hiệu hơn là cung cấp các kết quả hữu ích.
Hãy suy nghĩ: hàng giờ đã dành để thảo luận về siêu mô hình “chính xác” cho mọi tình huống, lập mô hình quy trình kinh doanh ở mức thấp nhất với BPMN hoàn hảo từng inch, cố gắng giao tiếp với các bên liên quan trong kinh doanh bằng cách sử dụng ký hiệu Archimate bao gồm tất cả các cấp độ có thể nhưng không thể hiểu được đối với bất kỳ ai bên ngoài Nhóm EA và cố gắng tuân thủ nghiêm ngặt các khuôn khổ và phương pháp luận của EA.
Câu ngạn ngữ cũ “Tất cả các mô hình đều sai nhưng một số mô hình hữu ích” cũng được áp dụng cho kiến trúc doanh nghiệp EA, có nghĩa là các kiến trúc sư cần tập trung nhiều hơn vào việc “hữu ích” hơn là cố gắng trở thành “đúng”.
Cuối cùng, không thể lập kế hoạch trước cho tất cả các thay đổi có thể xảy ra, vì vậy, các kiến trúc sư nên thực hiện phương pháp tiếp cận theo hướng dữ liệu để giúp họ nhanh nhẹn trong nỗ lực của mình. Sau Sai lầm # 1, các nhóm EA nên sử dụng kết quả mà họ đang cố gắng đạt được để truyền cảm hứng cho cách họ sử dụng các công cụ, kỹ thuật, phương pháp luận và ký hiệu.
Để đạt được mục tiêu đó, các kiến trúc sư nên tập trung vào siêu mô hình hóa, mô hình hóa quy trình và ứng dụng và ký hiệu vừa đủ để đạt được kết quả đó, thay vì tự mình sa lầy vào việc cố gắng hoàn thiện hoặc hoàn hảo với bộ dữ liệu của họ. Rốt cuộc, cách các kiến trúc sư sử dụng các công cụ và kỹ thuật đó sẽ cần phải phát triển theo thời gian khi các mục tiêu mới xuất hiện trong tổ chức của họ.
Đừng để những bước đi sai lầm của EA làm thay đổi động lực chuyển đổi của tổ chức bạn
EA có quyền cung cấp những mong muốn lớn của các tổ chức trong việc chuyển đổi kỹ thuật số, nhưng chỉ khi những người thực hiện nó lên kế hoạch đầy đủ trước đó. Để định vị chương trình EA của bạn thành công, hãy đảm bảo bắt đầu với mục tiêu thay đổi rõ ràng, lập bản đồ nỗ lực của bạn tới các mục tiêu kinh doanh lớn hơn để đảm bảo EA thúc đẩy giá trị phù hợp, phù hợp với ngữ cảnh.
Thu hút toàn bộ tổ chức, từ các bên liên quan và thành viên của C-suite đến nhân viên trong các phòng ban và thâm niên, để có những hiểu biết tổng thể nhằm hướng dẫn các lĩnh vực cần cải tiến, đồng thời ưu tiên thu thập và trình bày dữ liệu liên tục, chất lượng để giữ cho các kế hoạch được theo dõi và cập nhật. có khả năng truyền đạt sự tiến bộ cho đồng nghiệp.
Bằng cách thực hiện một số thay đổi về văn hóa nội bộ và quy trình, đầu tư vào công cụ EA hỗ trợ cộng tác và tự động hóa, đồng thời trao quyền cho sự linh hoạt và nhanh nhẹn trong thời gian thay đổi, các nhóm EA có thể tự đưa mình vào con đường thành công và thúc đẩy các sáng kiến EA phát huy hết tiềm năng của họ.
Từ khóa:
- Enterprise Architect
- Xây dựng kiến trúc tổng thể cho một tổ chức
- Kiến trúc doanh nghiệp là gì
- Kiến trúc hệ thống thông tin trong doanh nghiệp
- Kiến trúc tổng thể hệ thống
- Kiến trúc hạ tầng công nghệ thông tin
- Enterprise architecture
- Kiến trúc HTTT Zachman
Các chuyên mục nội dung liên quan
- Bản tin số mới nhất | Góc chia sẻ kiến thức số hóa & Chiến lược kinh doanh
- Trang chủ
- Marketing tổng thể
- Kiến thức WordPress
