Các nguyên tắc cơ bản về lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp ERP

Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) đóng một vai trò quan trọng trong kinh doanh, đòi hỏi mọi người phải có hiểu biết chung về các thành phần quan trọng của ERP để hoạt động tốt trong bất kỳ tổ chức nào. Các doanh nghiệp đã chuyển đổi sang công nghệ máy tính với tốc độ ngày càng tăng kể từ khi máy tính để bàn ra đời vào đầu những năm 80. Trọng tâm của công nghệ máy tính trong kinh doanh luôn là tăng năng suất thông qua quản lý thông tin.

Nguồn lực doanh nghiệp là gì?

Nguồn lực doanh nghiệp trong tiếng Anh là Business resources. Nguồn lực doanh nghiệp được hiểu là những tài sản mà một doanh nghiệp sở hữu và có thể khai thác vì mục đích kinh tế. (F. David, 1998)

Phân loại nguồn lực

Nguồn lực trong một doanh nghiệp thường được phân biệt thành hai loại chính: nguồn lực hữu hình và nguồn lực vô hình.

– Nguồn lực hữu hình là những tài sản của doanh nghiệp mà ta có thể nhìn thấy và định lượng được, bao gồm: tiền mặt, nhà xưởng, trang thiết bị, nguồn nhân lực, văn phòng, …

– Nguồn lực vô hình là những tài sản vô hình, bao gồm: kiến thức và các kĩ năng của các cá nhân trong doanh nghiệp, mối quan hệ với các đối tác như nhà bán lẻ, nhận thức của người khác đối với doanh nghiệp và sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp

Ví dụ, khách hàng tin rằng doanh nghiệp cung cấp sản phẩm có giá trị cao hơn các đối thủ cạnh tranh.

– Các doanh nghiệp phải tích lũy đồng thời các nguồn lực hữu hình và vô hình có thể sử dụng nhằm phục vụ cho việc hoạch định và thực thi chiến lược.

Các nguyên tắc cơ bản về nguồn lực doanh nghiệp ERP

Kể từ khi Internet ra đời và những tiến bộ trong công nghệ mạng và phần mềm, các doanh nghiệp phải triển khai một số dạng công nghệ máy tính để tự động hóa các công việc thông thường như xử lý văn bản, kế toán và truy cập Internet của nhân viên, đến các ứng dụng phần mềm tiên tiến hơn bao gồm tất cả hoặc hầu hết các công việc của một tổ chức quy trình kinh doanh.

Các ứng dụng phần mềm tiên tiến này, thường được gọi là ERP, tận dụng công nghệ máy tính và cho phép các doanh nghiệp có cái nhìn chi tiết về nhiều hoạt động kinh doanh, cho phép họ chia sẻ thông tin nhanh chóng giữa các tổ chức, bộ phận và nhân sự để quản lý tốt hơn.

ERP là một thuật ngữ được sử dụng rộng rãi, chủ yếu mô tả phần mềm nhưng bao gồm các hệ thống phần cứng và phần mềm được doanh nghiệp sử dụng để thu thập, lưu trữ, truy xuất và sử dụng các luồng thông tin qua một doanh nghiệp.

Do đó, thuật ngữ ERP có thể áp dụng cho một máy tính vi mô duy nhất sử dụng gói kế toán (ví dụ: Quick Books) để theo dõi bán hàng, hàng tồn kho, thanh toán và kế toán, cho các hệ thống ERP phức tạp hơn giúp tự động hóa các quy trình kinh doanh trong chuỗi cung ứng từ sản xuất, phân phối, bán lẻ, dịch vụ và cuối cùng là khách hàng, những người có thể ở hạ nguồn hoặc thượng nguồn trong chuỗi cung ứng.

Các khả năng chức năng này của ERP thường được nhóm lại thành các loại phần mềm được gọi là Quản lý chuỗi cung ứng (SCM) và Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và có thể được triển khai trong các doanh nghiệp nhỏ, vừa hoặc lớn sử dụng các cấu hình phần cứng và phần mềm khác nhau. Các hệ thống ERP phức tạp có thể được thiết kế (kiến trúc phần cứng và phần mềm) để phục vụ các tập đoàn đa quốc gia lớn sử dụng Internet, Intranet và Extnet trong hoạt động kinh doanh của họ.

Một Intranet có chức năng giống như Internet; tuy nhiên, nó được giới hạn cho tổ chức và người dùng của tổ chức và từ chối quyền truy cập vào công chúng. Mặt khác, Extranet là một cơ chế cho phép những người được ủy quyền truy cập vào các phần của Mạng nội bộ của doanh nghiệp (qua Internet) bằng tên người dùng và mật khẩu. Ví dụ: một nhà sản xuất có thể cho phép các đại lý truy cập Extranet của họ để xem dữ liệu sản phẩm và giá cả, thông tin độc quyền chỉ giới hạn cho các đại lý được ủy quyền.

ERP là một chủ đề cực kỳ phức tạp được hiểu rõ nhất bằng cách xem xét các thành phần chính của hệ thống ERP bao gồm phần cứng, phần mềm và các lĩnh vực quan tâm chính của các chủ doanh nghiệp và nhà quản lý. Bằng cách xem xét các thành phần chính này từ quan điểm khái niệm, chúng ta có thể có biệt ngữ kỹ thuật từng bước cho phép hiểu rõ hơn về mục đích của ERP và tầm quan trọng của nó trong kinh doanh và nơi làm việc.

Phần cứng

Quy mô của một tổ chức quyết định loại phần cứng được sử dụng trong hệ thống ERP. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, thành phần phần cứng của hệ thống ERP có thể là một máy vi tính đơn lẻ hoặc một vài máy tính siêu nhỏ được kết nối với nhau qua mạng cục bộ (LAN).

Trong trường hợp mạng LAN nhỏ, một trong các máy vi tính sẽ hoạt động như một máy chủ, đơn giản là một máy tính chuyên dụng với nhiệm vụ chính là hoạt động như một kho dữ liệu tập trung, nơi dữ liệu được lưu trữ. Máy chủ chấp nhận đầu vào dữ liệu, xử lý các đầu vào đó và “cung cấp dữ liệu” cho các ứng dụng phần mềm khác hoặc cung cấp đầu ra ở nhiều dạng khác nhau bao gồm thông tin màn hình, đầu ra in hoặc các loại đầu ra kỹ thuật số khác.

Thông thường, trong các môi trường ERP lớn hơn, một doanh nghiệp sẽ sử dụng một máy chủ chuyên dụng, trong hầu hết các trường hợp, là một máy tính mini. Máy tính mini có khả năng hoạt động và lưu trữ lớn hơn máy tính để bàn và có thể phục vụ nhiều người dùng cùng một lúc.

Người dùng truy cập máy chủ thông qua thiết bị đầu cuối câm (màn hình và bàn phím) hoặc thiết bị đầu cuối thông minh (máy vi tính để bàn đầy đủ chức năng) được nối mạng với máy chủ qua Mạng cục bộ (LAN). Cách máy chủ và máy tính mới (hoặc vi máy tính hiện có, được gọi là hệ thống kế thừa) được kết nối đặt nền tảng cho thành phần phần cứng của kiến trúc hệ thống. Cách các hệ thống này được kết nối với máy chủ và với nhau, tạo thành cấu trúc liên kết (hoặc bố cục) của hệ thống trong toàn tổ chức.

Một trong những mối quan tâm hàng đầu mà nhiều doanh nghiệp phải đối mặt; mua lại phần cứng máy tính mới, có kích thước gấp đôi; mặt khác, điều quan trọng là phải có được thiết bị máy tính hiện đại sẽ không bị lỗi thời nhanh chóng bởi những thay đổi trong công nghệ, mặt khác, cố gắng giao tiếp các hệ thống cũ hơn, hiện có vào hệ thống ERP. Điều này đặc biệt quan trọng nếu các hệ thống kế thừa hiện tại thực hiện nhiều quy trình nghiệp vụ, khiến việc chuyển đổi sang ERP và tích hợp hệ thống trở nên phức tạp hơn.

Có nhiều vấn đề kỹ thuật liên quan đến cấu hình phần cứng, đòi hỏi chuyên môn của các Chuyên gia Công nghệ Thông tin (CNTT). Người sử dụng hệ thống ERP hiếm khi giải quyết các vấn đề kỹ thuật này, có rất ít hoặc không có đầu vào liên quan đến cấu hình hệ thống và dựa vào nhân viên hỗ trợ kỹ thuật để xử lý các vấn đề kỹ thuật, đào tạo và hỗ trợ.

Tóm lại, thành phần phần cứng của một hệ thống ERP có thể so sánh với hệ thống xương của cơ thể con người; nó là khung hay nền tảng mà phần mềm “cưỡi” trên đó và cung cấp giao diện cho người dùng tương tác.

Phần mềm

Phần mềm ERP bao gồm hầu hết các quy trình kinh doanh và theo Bộ Quốc phòng, Trung tâm Năng lực Giải pháp Doanh nghiệp Hoa Kỳ:

Các hoạt động được hỗ trợ bởi hệ thống ERP bao gồm tất cả các chức năng cốt lõi của doanh nghiệp, bao gồm quản lý tài chính, quản lý nguồn nhân lực và hoạt động. Càng ngày, các nhà cung cấp ERP đang cung cấp các sản phẩm “bổ sung” cung cấp chức năng chuyên biệt để tăng cường cốt lõi, chẳng hạn như Lập kế hoạch và Lập lịch Nâng cao (APS) và Quản lý Quan hệ Khách hàng (CRM) (2007).

Thiết kế phần mềm ERP sử dụng phương pháp tiếp cận “các phương pháp kinh doanh tốt nhất” giúp đảm bảo tính chính xác và tính toàn vẹn của dữ liệu. Ví dụ: tất cả thiết kế phần mềm kế toán buộc người dùng phải nhập dữ liệu tài chính theo các quy tắc của tiêu chuẩn thực hành kế toán (GAAP) được chấp nhận chung. Tiêu chuẩn GAAP này giúp đảm bảo rằng các báo cáo tài chính và báo cáo phản ánh đúng tình trạng tài chính của doanh nghiệp.

Phần mềm kế toán đạt được sự phù hợp này bằng cách kiểm soát việc nhập thông tin tài chính vào chương trình phần mềm. Các loại tiêu chuẩn nghiêm ngặt tương tự được sử dụng trong phần mềm ERP tuân theo các thông lệ kinh doanh tiêu chuẩn của ngành trong toàn bộ phần mềm ERP, bao gồm cả việc bắt đầu sản phẩm. Theo tác giả Jim Welch:

Các công ty có thể học hỏi từ các bài học của việc triển khai trong quá khứ. Nhiều chương trình đã tập trung quá mức vào chức năng CNTT với chi phí phát triển quy trình kinh doanh. Kết quả là, lợi ích mong đợi của họ bị tổn hại hoặc bị trì hoãn. Ngược lại, những người hoạt động tốt nhất đảm bảo rằng quản lý quy trình, quản trị và các vấn đề phi kỹ thuật khác được giải quyết đúng cách (2007).

Một trong những cân nhắc chính của phần mềm ERP là liệu các quy trình và thông lệ của doanh nghiệp có tuân theo các tiêu chuẩn của phần mềm ERP (thông lệ kinh doanh tốt nhất) mà không cần sửa đổi phần mềm một cách triệt để hay không. Điều này có thể, và thường xảy ra, có nghĩa là một doanh nghiệp sẽ phải thay đổi các quy trình kinh doanh của mình để phù hợp với phần mềm, thay vì ngược lại.

Điều này là thực tế vì một số lý do; thứ nhất, việc sửa đổi phần mềm có thể gây tốn kém chi phí cho các công ty nhỏ hơn và thứ hai, việc sửa đổi phần mềm có thể gây rủi ro cho tính toàn vẹn của dữ liệu, gây nguy hiểm cho chính mục đích của ERP. Ngoài ra, các sửa đổi phần mềm có thể làm cho việc nâng cấp phần mềm, ngay cả với cùng một nhà cung cấp và ứng dụng phần mềm (ví dụ như ERP2.0 đến ERP 2.1), cực kỳ phức tạp và tốn kém.

Một trong những cân nhắc quan trọng khi lựa chọn hệ thống phần mềm ERP là các quy trình kinh doanh sẽ phù hợp với các tiêu chuẩn thực hành kinh doanh tốt nhất của một chương trình ERP như thế nào và khả năng tích hợp với các chương trình hỗ trợ hiện tại và tương lai. Đây là một vấn đề phức tạp nằm ngoài phạm vi của tài liệu này và đòi hỏi phải phân tích kỹ lưỡng các gói phần mềm riêng lẻ trên thị trường kết hợp với quản lý cấp cao làm việc với các chuyên gia tư vấn CNTT đại diện cho các nhà cung cấp phần mềm ERP.

Tóm lại, thành phần phần mềm của hệ thống ERP là trái tim của thông tin kinh doanh và được so sánh với hệ thống huyết mạch của cơ thể con người, dữ liệu chảy qua nó, mạch máu của tổ chức.

Nhà cung cấp phần mềm

Các công ty lớn trong phần mềm ERP là Oracle / PeopleSoft và SAP và cả hai công ty đều được đánh giá cao trong ngành ERP. Trong khi có các đối thủ cạnh tranh, hai công ty này thống trị thị trường với gần 20 tỷ doanh thu hàng năm kết hợp, với Oracle là 10 tỷ USD và SAP là 9,7 tỷ USD. Điều này không có nghĩa là hai công ty phần mềm này đại diện cho giải pháp ERP tốt nhất cho mọi doanh nghiệp.

Thật vậy, một trong những yếu tố quan trọng nhất để có được một hệ thống ERP là sự siêng năng để tìm ra phần mềm ứng dụng phù hợp cho doanh nghiệp, hay theo Dustin Alexander của Global Shop Solutions; “bạn không thể đầu tư quá nhiều thời gian vào quá trình đánh giá” (2007).

Việc lựa chọn (các) thành phần phần mềm của hệ thống ERP là một trong những vấn đề quan trọng nhất mà doanh nghiệp phải đối mặt khi xem xét triển khai ERP. Hầu hết các doanh nghiệp không có nhân viên CNTT để giám sát và quản lý toàn bộ quá trình mua lại, điều này đòi hỏi sự giám sát của quản lý cẩn thận từ nhiều góc độ khác nhau để bảo vệ khoản đầu tư CNTT.

Tùy thuộc vào quy mô và phạm vi của việc mua lại ERP, một doanh nghiệp có thể mong đợi thu hút các chuyên gia bên ngoài để thực hiện nhiều phân tích bao gồm tính khả thi, quy trình kinh doanh và hiệu suất của nhà cung cấp / phần mềm. Việc triển khai một giải pháp ERP trong một tổ chức là một môn khoa học chuyên sâu đòi hỏi những bộ óc kinh doanh và CNTT tốt nhất, làm việc cùng nhau để giúp đảm bảo sự thành công của dự án trên nhiều vấn đề.

Trong số các vấn đề này là chức năng, tính hiệu quả, tính hữu ích và tính thân thiện với người dùng dựa trên chi phí mua lại, thực hiện theo từng giai đoạn, đào tạo, chuyển đổi quy trình và phát triển liên tục để đạt được các mục tiêu và mục tiêu của tổ chức.

Các vấn đề kinh doanh hàng đầu

Có rất nhiều vấn đề quan trọng mà một doanh nghiệp đang phải đối mặt khi xem xét triển khai ERP và ban quản lý phải thực hiện trách nhiệm giải trình trong suốt quá trình để bảo vệ khỏi sự cố hệ thống. Các dự án thành công bắt đầu với một kế hoạch được viết chi tiết chi tiết từng bước của quá trình mua lại theo cách mà mọi người có thể hiểu để ban quản lý có thể nắm quyền sở hữu dự án và nhân viên sẽ sử dụng hệ thống.

Trong số các vấn đề này là các cuộc đàm phán hợp đồng bao gồm phần cứng và phần mềm, các thỏa thuận cấp phép phần mềm, sửa đổi, nâng cấp, hỗ trợ kỹ thuật, dịch vụ, đào tạo và hỗ trợ chuyển đổi con người và quy trình. Hơn nữa, doanh nghiệp phải thiết lập một mô hình quản trị để kiểm soát tất cả các khía cạnh của việc triển khai hệ thống ERP với trọng tâm là chuyển đổi quy trình kinh doanh nhằm giải quyết các nhu cầu của tổ chức và đặt sứ mệnh kinh doanh lên hàng đầu.

Ngoài các bài viết tin tức, bài báo hàng ngày của SEMTEK, nguồn nội dung cũng bao gồm các bài viết từ các cộng tác viên chuyên gia đầu ngành về chuỗi kiến thức Kinh doanh, chiến lược tiếp thị, kiến thức quản trị doanh nghiệp và kiến thức quản lý, phát triển tổ chức doanh nghiệp,.. được chia sẽ chủ yếu từ nhiều khía cạnh liên quan chuỗi kiến thức này.

Bạn có thể dành thời gian để xem thêm các chuyên mục nội dung chính với các bài viết tư vấn, chia sẻ mới nhất, các tin tức gần đây từ chuyên gia và đối tác của Chúng tôi. Cuối cùng, với các kiến thức chia sẻ của bài viết, hy vọng góp phần nào kiến thức hỗ trợ cho độc giả tốt hơn trong hoạt động nghề nghiệp cá nhân!

* Ý kiến được trình bày trong bài viết này là của tác giả khách mời và không nhất thiết phải là SEMTEK. Nhân viên tác giả, cộng tác viên biên tập sẽ được liệt kê bên cuối bài viết.

Trân trọng,

Từ khóa:

5 nguồn lực của doanh nghiệp
4 nguồn lực của doanh nghiệp
Quản trị nguồn lực doanh nghiệp
Nguồn lực quan trọng nhất của doanh nghiệp
6 nguồn lực của doanh nghiệp
Ví dụ về nguồn lực doanh nghiệp
Nguồn lực la gì
Vì dụ về nguồn lực vô hình

Các chuyên mục nội dung liên quan

Chiến lược marketing