Sử dụng "Trả lời tất cả" Chức năng trong Email một cách thẩm định | Chia sẻ mới nhất năm 2024

Sử dụng "Trả lời tất cả" Chức năng trong Email một cách thẩm định
– Bài cập nhật kiến thức mới nhất năm 2024

Nhập “nghi thức email” vào thanh tìm kiếm của bất kỳ công cụ tìm kiếm phổ biến nào và bạn sẽ nhận được hơn một triệu lượt truy cập. Bởi vì email được sử dụng rất rộng rãi, nó đặt ra một số vấn đề nhất định cho các chuyên gia đang cố gắng giao tiếp tốt. Bất kỳ ai trong số hơn một triệu lượt truy cập đó sẽ cho bạn biết lợi ích của việc sử dụng email để tiến hành công việc kinh doanh của bạn bởi vì nó là một hình thức giao tiếp nhanh chóng và hiệu quả. Tuy nhiên, email thường là phương thức giao tiếp ít được nhiều độc giả ưa thích nhất.

Với ý nghĩ đó, tôi muốn giải quyết một trong nhiều tùy chọn của email – chức năng “Trả lời tất cả”. Sử dụng chức năng này một cách cẩn thận sẽ giúp bạn bảo vệ và nâng cao uy tín nghề nghiệp của mình và ngăn bạn xa lánh độc giả – đặc biệt là những người mới bắt đầu sử dụng email.

Tôi là thành viên của nhiều nhóm trực tuyến và thường thì trưởng nhóm sẽ gửi email đến toàn bộ nhóm để cung cấp thông tin hoặc cung cấp điểm chỉ dẫn. Thông thường, người nhận tin nhắn nhóm này sẽ trả lời người gửi bằng cách nhấn vào chức năng “Trả lời tất cả”. Vấn đề với đó là tất cả các câu trả lời “sẽ làm”, “đã hiểu” và “cảm ơn” của họ cuối cùng trong Hộp thư đến của tôi trở nên lộn xộn, tôi phải sắp xếp và xóa.

Mục đích có chủ ý

Chức năng “Trả lời Tất cả” nên được dành riêng khi tất cả các thành viên trong danh sách người nhận cần thông tin được gửi. Tôi xin nói lại lần nữa, hãy dành “Trả lời Tất cả” khi TẤT CẢ các thành viên cần câu trả lời của người trả lời. Trong bao nhiêu trường hợp bạn cần biết rằng một trong những người nhận đã nói “được”? Không thường xuyên. Thay vào đó, vì lợi ích của thời gian, hiệu quả và tính chuyên nghiệp, loại phản hồi này chỉ nên được gửi cho người tạo email ban đầu.

Bạn đã đọc trong các bài báo khác của tôi rằng giao tiếp kém là vấn đề số một trong kinh doanh. Việc sử dụng “Trả lời tất cả” như một thói quen và không phải là một lựa chọn được lựa chọn cẩn thận là giao tiếp kém vì nó làm lộn xộn hộp thư đến của chúng ta với thông tin mà chúng ta không cần. Nếu chúng ta coi mỗi “Trả lời tất cả” là một tờ giấy trên bàn làm việc của mình, chúng ta có muốn tất cả những phản hồi đó không? Tuyệt đối không. Chúng ta sẽ bị chôn vùi trong giấy!

Chắc chắn, “Reply All” có những công dụng của nó. Trong một dự án hợp tác, nơi tất cả các thành viên trong nhóm cần được theo dõi về tình hình hoạt động của các thành viên trong nhóm, việc sử dụng “Trả lời tất cả” là điều nên làm. Điều này đặc biệt quan trọng nếu nhóm làm việc từ xa hoặc khi các thành viên trong nhóm làm việc theo ca ngược nhau hoặc không gặp nhau thường xuyên. Sau đó, sử dụng “Trả lời tất cả” là giao tiếp tốt vì nó giữ cho các đường truyền thông tin liên lạc luôn mở và chuyển động. Nhưng một lần nữa, tôi thận trọng khi sử dụng một cách thận trọng chức năng “Trả lời tất cả”.

Hậu quả trong đời thực

Chúng tôi có một lý do thực sự chính đáng khác để sử dụng chức năng “Trả lời tất cả” một cách thận trọng và điều đó liên quan đến hoạt động của một đơn vị với tư cách là một nhóm. Sử dụng tốt “Trả lời tất cả” có thể tăng khả năng hoạt động của nhóm bằng cách giữ cho giao tiếp cởi mở, từ đó giúp công ty đạt được mục tiêu của mình. Tuy nhiên, sử dụng “Reply All” cũng có thể được sử dụng như một vũ khí và trở nên phá hoại mối quan hệ đồng đội. Hãy để tôi kể cho bạn nghe một câu chuyện để giúp bạn hiểu điều này.

Tôi đã làm việc với một tổ chức có khá nhiều xung đột nội bộ vì nhiều lý do khác nhau. Trong một nỗ lực để được hỗ trợ nhiều hơn, chủ tịch của tổ chức đã gửi một email khen ngợi về nỗ lực của một nhân viên tới toàn bộ nhân viên của cô ấy. Email tốt. Làm tốt công việc truyền đạt cách nhân viên đang làm cho tổ chức tốt hơn. Đây là một việc chủ động, nhạy bén cần làm từ phía tổng thống. Đây là những gì đã xảy ra tiếp theo: một nhân viên khác của tổng thống nhấn “Trả lời tất cả” và nói “Đừng quên rằng Jane cũng đã làm phần của cô ấy.”

Đối với những người quan sát bình thường, cuộc trao đổi này có vẻ không phải là một vấn đề lớn. Nhưng mặc dù thông điệp đó có vẻ vô hại, nhưng nó cũng truyền tải được tính chứng thực. Câu trả lời của nhân viên được thiết kế không chỉ để thừa nhận Jane mà còn để “cho thấy” những nhân viên còn lại rằng chủ tịch không thực sự biết những gì đang xảy ra trong tổ chức. Thực tế là nhân viên đã gửi “Trả lời tất cả” để thừa nhận Jane có ý định lật đổ, và đó là để vạch trần những thất bại của tổng thống. Tổng thống sau đó đã cố gắng đưa ra cho Jane sự thừa nhận thích hợp và gửi một tin nhắn khác thông qua “Trả lời tất cả” ghi nhận sự đóng góp của Jane. Kết quả: tổng thống đã bị đặt vào thế phòng thủ trước toàn bộ nhân viên của cô ấy. Không phải là một vị trí tốt cho một nhà lãnh đạo.

Kết quả khác nhau

Tình huống này có thể đã được xử lý tốt hơn? Chắc chắn rồi. Nhân viên lẽ ra chỉ cần trả lời, gọi điện hoặc nói chuyện trực tiếp với chủ tịch để nhắc nhở cô ấy về những nỗ lực của Jane. Làm như vậy sẽ thể hiện sự tôn trọng đối với tổng thống và cho phép tổng thống có cơ hội sửa đổi thông điệp ban đầu để ghi công xứng đáng cho Jane mà không bị đưa vào thế phòng thủ.

Sử dụng tùy chọn “Trả lời tất cả” có thể là một trong những điều mọi người làm để công việc của họ trở nên dễ dàng hơn, nhưng họ làm điều đó mà không tính đến những tác động tiêu cực tiềm ẩn đối với tổ chức và những người lao động có liên quan. Lời khuyên của tôi: hãy thận trọng. Chỉ sử dụng “Trả lời tất cả” khi tất cả những người đó trong danh sách người nhận cần thông tin bạn có và khi họ cần thông tin từ bạn. Nếu không, chỉ trả lời người khởi xướng thông báo và để họ làm tốt hơn công việc của mình.

Kết thúc
Ngoài các bài viết tin tức, bài báo hàng ngày của SEMTEK, nguồn nội dung cũng bao gồm các bài viết từ các cộng tác viên chuyên gia đầu ngành về chuỗi kiến thức Kinh doanh, chiến lược tiếp thị, kiến thức quản trị doanh nghiệp và kiến thức quản lý, phát triển tổ chức doanh nghiệp,.. được chia sẽ chủ yếu từ nhiều khía cạnh liên quan chuỗi kiến thức này.
Bạn có thể dành thời gian để xem thêm các chuyên mục nội dung chính với các bài viết tư vấn, chia sẻ mới nhất, các tin tức gần đây từ chuyên gia và đối tác của Chúng tôi. Cuối cùng, với các kiến thức chia sẻ của bài viết, hy vọng góp phần nào kiến thức hỗ trợ cho độc giả tốt hơn trong hoạt động nghề nghiệp cá nhân!
* Ý kiến được trình bày trong bài viết này là của tác giả khách mời và không nhất thiết phải là SEMTEK. Nhân viên tác giả, cộng tác viên biên tập sẽ được liệt kê bên cuối bài viết.
Trân trọng,
Các chuyên mục nội dung liên quan

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *