Quy trình kinh doanh là gì? Tìm hiểu về quản lý quy trình kinh doanh

quy trình kinh doanh là gì

Quy trình kinh doanh có vai trò rất quan trọng đối với các doanh nghiệp trong việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ đến khách hàng. Trong bài viết này, SEMTEK sẽ chia sẻ đến bạn các khái niệm liên quan đến quy trình kinh doanh là gì và cách để lập sơ đồ quy trình kinh doanh đạt hiệu quả cao. Hãy cùng theo dõi nhé!

Quy trình kinh doanh là gì?

Quy trình kinh doanh là gì? Quản lý quy trình kinh doanh (BPM) là một phương pháp tiếp cận theo hệ thống và giải pháp kinh doanh để làm cho quy trình làm việc của tổ chức trở nên hiệu quả hơn và có khả năng thích ứng với môi trường luôn thay đổi. Nó cho phép tất cả các quy trình chạy trơn tru và hiệu quả. Đó là một cách dẫn đến “tối ưu hóa quy trình”.

BPM xem một doanh nghiệp như một tập hợp các quy trình hoặc quy trình làm việc hoặc chúng ta cũng có thể nói rằng đó là một tập hợp các hoạt động được thực hiện cho sự phát triển chung của công ty. Phần mềm BPM là phần mềm cho phép các doanh nghiệp lập mô hình, triển khai, thực thi, giám sát và tối ưu hóa các quy trình của họ.

quy trình kinh doanh là gì
quy trình kinh doanh là gì

Mục tiêu của BPM là giảm thiểu sai sót của con người và thông tin sai lệch và tập trung các bên liên quan vào các yêu cầu của vai trò của họ. BPM là một tập hợp con của quản lý cơ sở hạ tầng, một lĩnh vực hành chính liên quan đến việc duy trì và tối ưu hóa thiết bị và hoạt động cốt lõi của một tổ chức. Để chạy cơ sở hạ tầng này, chúng tôi yêu cầu một số công cụ BPM như sau:

1. Lập kế hoạch và lập ngân sách

2. Các chỉ số hiệu suất chính (KPI)

3. Thẻ điểm cân bằng (BSC)

4. Điểm chuẩn

5. Mô hình kinh doanh xuất sắc

6. Quản lý rủi ro doanh nghiệp (ERM)

7. Six sigma

8. Bảng điều khiển hiệu suất

9. Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)

10. Đánh giá hiệu suất

Đây là những công cụ hoặc thành phần hệ thống con nằm trong BPM quy trình kinh doanh là gì, đóng một vai trò quan trọng trong sự phát triển của tổ chức.

Ví dụ về quy trình kinh doanh của công ty thương mại

Công ty thương mại là một tổ chức trung gian trong kênh phân phối hàng hóa từ nơi sản xuất đến người tiêu dùng cuối cùng, giúp giảm chi phí và thời gian mua sắm của khách hàng. Quy trình hoạt động kinh doanh của công ty thương mại là quá trình công ty đưa sản phẩm và dịch vụ đến khách hàng, mục đích là tạo ra lợi nhuận.

  • Bước 1- Chuẩn bị

Quy trình kinh doanh là gì? Công ty cần có sự chuẩn bị tốt nhất để các công việc tiếp theo diễn ra được suôn sẻ. Để hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ, bạn cần chuẩn bị:

    • Nguồn hàng: Việc lựa chọn nguồn hàng rất quan trọng vì công đoạn này sẽ liên quan đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ mà công ty sẽ đưa ra thị trường.
    • Thông tin về sản phẩm, dịch vụ
    • Kế hoạch bán hàng cụ thể và chi tiết để xác định khách hàng tiềm năng
    • Giấy giới thiệu sản phẩm, bảng báo giá cụ thể cho khách hàng,…
  • Bước 2 – Tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Việc phân biệt khách hàng là vô cùng cần thiết. Bạn phải biết mình cần tiếp cận thị trường nào và tiếp cận ai. Bạn có thể tìm kiếm khách hàng tiềm năng thông qua các kênh phương tiện truyền thông, tìm kiếm mọi lúc mọi nơi và chăm sóc khách hàng với thái độ tốt nhất.

quy trình kinh doanh là gì
quy trình kinh doanh là gì
  • Bước 3 – Tiếp cận khách hàng

Công ty sẽ bắt đầu lên kế hoạch tiếp cận với những khách hàng tiềm năng mà mình đã tìm được. Bạn cần tìm hiểu thông tin về khách hàng trước rồi sau đó có thể giới thiệu sản phẩm với họ.

  • Bước 4 – Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ đến khách hàng

Bước tiếp theo sau khi tiếp cận là đưa thông tin chi tiết sản phẩm đến cho khách hàng. Bạn phải tập trung hơn vào lợi ích và phải dựa trên nhu cầu của khách hàng. Đặc biệt, bạn phải luôn trung thực, như vậy sẽ tạo được độ tin cậy cao với khách hàng.

  • Bước 5 – Báo giá sản phẩm cho khách hàng và thuyết phục họ mua hàng

Nếu đã thành công trong việc thuyết phục khách hàng, bạn phải đảm bảo báo giá cho họ vào đúng thời điểm. Bạn hãy tập trung vào những điều đã thảo luận với khách hàng, nhấn mạnh nhu cầu của họ và viết về những phản ánh tích cực của khách hàng đối với lời đề nghị.

  • Bước 6 – Chốt đơn hàng

Một trong những bước quan trọng nhất của quy trình hoạt động kinh doanh là kết thúc bán hàng bởi đây là quá trình giúp khách hàng đưa ra quyết định. Khách hàng gần như đã nắm rõ về sản phẩm và dịch vụ. Vì vậy, việc cần làm là nhấn mạnh lợi ích của khách hàng để thúc đẩy họ ra quyết định mua hàng của công ty.

  • Bước 7 – Dịch vụ hậu mãi dành cho khách hàng

Đây là bước không thể thiếu trong quy trình bán hàng. Điều này sẽ quyết định khách hàng có hợp tác lâu dài với công ty của bạn hay không.

Giải pháp quản lý quy trình kinh doanh là gì?

Giải pháp BPM ngang

Đây là những giải pháp BPM có thể được áp dụng trong một số ngành công nghiệp. Các khuôn khổ ngang liên quan đến thiết kế và phát triển các quy trình kinh doanh và thường tập trung vào công nghệ và tái sử dụng.

Các giải pháp BPM dọc:

Các giải pháp BPM dành riêng cho một ngành hoặc loại quy trình cụ thể. Các khuôn khổ BPM dọc tập trung vào một tập hợp các nhiệm vụ được phối hợp cụ thể và có các mẫu được tạo sẵn có thể được định cấu hình và triển khai một cách dễ dàng.

Vòng đời BPM là gì?

Vòng đời BPM tuân theo một chuỗi các bước như sau:

  • Thiết kế

Thiết kế quy trình bao gồm cả việc xác định các quy trình hiện có và thiết kế các quy trình. Các lĩnh vực trọng tâm bao gồm đại diện cho quy trình, các yếu tố bên trong nó, cảnh báo và thông báo, báo cáo, quy trình vận hành tiêu chuẩn, thỏa thuận mức dịch vụ và cơ chế bàn giao nhiệm vụ. Quy trình nào nên có hoặc quy trình nào không bắt buộc phải được thực hiện trong giai đoạn này.

  • Mô hình hóa

Mô hình hóa có thiết kế lý thuyết và giới thiệu sự kết hợp của các quan sát cần thiết cho các bước tiếp theo. Nó xác định cách quy trình có thể hoạt động trong các trường hợp khác nhau.

Ví dụ- “Điều gì sẽ xảy ra nếu tôi có 70% nguồn lực để làm cùng một nhiệm vụ? Quy trình kinh doanh là gì?” “Nếu tôi muốn làm công việc tương tự với 80% chi phí hiện tại thì sao?” ..

  • Chấp hành

Nó được chăm sóc, làm thế nào các ứng dụng này hiếm khi thực hiện tất cả các bước của quy trình một cách chính xác hoặc hoàn toàn. Một cách tiếp cận khác là sử dụng kết hợp phần mềm và sự can thiệp của con người; tuy nhiên cách tiếp cận này phức tạp hơn, gây khó khăn cho quá trình lập hồ sơ. Các quy tắc nghiệp vụ đã được các hệ thống sử dụng để cung cấp các định nghĩa cho hành vi điều chỉnh và một công cụ quy tắc nghiệp vụ có thể được sử dụng để thúc đẩy việc thực thi và giải quyết quy trình.

quy trình kinh doanh là gì
quy trình kinh doanh là gì
  • Giám sát

Giám sát bao gồm việc theo dõi các quá trình riêng lẻ để có thể dễ dàng nhìn thấy thông tin về trạng thái của chúng và có thể cung cấp số liệu thống kê về hiệu suất của một hoặc nhiều quá trình. Một ví dụ về theo dõi này là có thể xác định trạng thái đơn đặt hàng của khách hàng (ví dụ: đơn đặt hàng đã đến, đang chờ giao, hóa đơn đã thanh toán) để các vấn đề trong hoạt động của đơn hàng có thể được xác định và sửa chữa.

Ngoài ra, thông tin này có thể được sử dụng để làm việc với khách hàng và nhà cung cấp nhằm cải thiện các quy trình được kết nối của họ. Quy trình kinh doanh là gì? Tại đây Giám sát Hoạt động Kinh doanh (BAM) mở rộng và mở rộng các công cụ giám sát thường được cung cấp bởi BPMS.

  • Tối ưu hóa

Tối ưu hóa quy trình bao gồm việc lấy lại hiệu suất tốt nhất của quy trình. Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong vòng đời của BPM vì mục tiêu chính của BPM là đạt được các quy trình được tối ưu hóa.

  • Tái cấu trúc

Khi quá trình trở nên quá ồn ào và việc tối ưu hóa không tìm nạp được đầu ra mong muốn, bạn nên thiết kế lại toàn bộ chu trình quá trình. Tái cấu trúc quy trình kinh doanh (BPR) đã được các tổ chức sử dụng để cố gắng đạt được hiệu quả và năng suất trong công việc.

Ngoài các bài viết tin tức, bài báo hàng ngày của SEMTEK, nguồn nội dung cũng bao gồm các bài viết từ các cộng tác viên chuyên gia đầu ngành về chuỗi kiến thức Kinh doanh, chiến lược tiếp thị, kiến thức quản trị doanh nghiệp và kiến thức quản lý, phát triển tổ chức doanh nghiệp,.. được chia sẽ chủ yếu từ nhiều khía cạnh liên quan chuỗi kiến thức này.

Bạn có thể dành thời gian để xem thêm các chuyên mục nội dung chính với các bài viết tư vấn, chia sẻ mới nhất, các tin tức gần đây từ chuyên gia và đối tác của Chúng tôi. Cuối cùng, với các kiến thức chia sẻ của bài viết, hy vọng góp phần nào kiến thức hỗ trợ cho độc giả tốt hơn trong hoạt động nghề nghiệp cá nhân!

* Ý kiến được trình bày trong bài viết này là của tác giả khách mời và không nhất thiết phải là SEMTEK. Nhân viên tác giả, cộng tác viên biên tập sẽ được liệt kê bên cuối bài viết.

Trân trọng,

Từ khóa:

  • điều gì là đúng về quy trình kinh doanh?
  • Quy trình kinh doanh của Vinamilk
  • Sơ đồ quy trình kinh doanh
  • Ví dụ về quy trình kinh doanh
  • Quản lý quy trình kinh doanh là gì
  • Quy trình kinh doanh của doanh nghiệp
  • Quy trình kinh doanh cốt lõi là gì
  • Công cụ sơ đồ quy trình kinh doanh là gì

Các chuyên mục nội dung liên quan

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *