Phần mềm quản lý dự án Microsoft Project – Tối đa hóa việc quản lý dự án phức tạp

quản lý dự án microsoft project

Người quản lý dự án Microsoft Project ngày nay được yêu cầu thực hiện vô số chức năng kinh doanh chính và điều hướng thông qua một loạt công cụ và tài nguyên báo cáo phức tạp để bắt đầu, quản lý và hoàn thành thành công một dự án. Người quản lý dự án cần phải là người quản lý nhiệm vụ nhanh nhẹn, trực quan và không ngừng hiểu nhiều khái niệm kinh doanh. Cũng giống như cọ vẽ là một công cụ vô giá đối với một họa sĩ, Microsoft Project Manager cung cấp giá trị tương tự cho người quản lý dự án.

Microsoft Project là gì?

Microsoft project được biết đến là một ứng dụng được phát triển bởi ông lớn Microsoft với chức năng hỗ trợ công việc quản lý dự án như tên gọi của nó. Quản lý dự án Microsoft Project hiện có hai phiên bản tiêu chuẩn Standard và phiên bản cao cấp Professional. Microsoft Office Project là một ứng dụng nằm trong bộ Office chính thức, nhưng được nghiên cứu và phát triển độc lập với những tính năng riêng biệt.

Phần mềm này hỗ trợ các công việc quản lý dự án, lên kế hoạch, phân công nhiệm vụ, nguồn lực, quản lý ngân sách, theo dõi tiến độ, xuất báo cáo theo từng dự án khác nhau.

Quản lý dự án bằng quản lý dự án Microsoft Project được đánh giá cao bởi khả năng hỗ trợ tối đa. Người dùng lên kế hoạch,lịch làm việc một cách chi tiết, đồng thời có thể phân công nhiệm vụ và theo dõi sát sao tiến độ thực hiện. Với phần mềm này, người dùng như có thêm sức mạnh, quản lý công việc một cách khoa học, theo dõi trực quan. Từ đó người dùng sẽ tập trung phát triển thêm những giá trị khác, việc đạt mục tiêu dự án đề ra sẽ trở nên mỹ mãn hơn.

quản lý dự án microsoft project
quản lý dự án microsoft project

Tìm hiểu về tính năng của quản lý dự án Microsoft Project

Tính năng cơ bản

Các tính năng cơ bản mà bạn dễ đàng tìm thấy, sử dụng không quá phức tạp trên quản lý dự án Microsoft Project có thể kể đến:

  • Thực hiện việc lập kế hoạch chi tiết nhằm xác định công việc hằng ngày đi cùng với thời gian hoàn thành tương ứng
  • Phân công nhiệm vụ chi tiết, theo thời gian đến từng thành viên dự án
  • Phân bố nguồn lực một cách hợp lý, phân bố chi phí công tác dự án khoa học
  • Có thể tích hợp, chia sẻ dữ liệu cho thành viên trong cùng dự án để thúc đẩy gia tăng năng suất làm việc
  • Cho phép điều chỉnh mục tiêu, thời gian, chi phí cho phù hợp theo từng giai đoạn
  • Hỗ trợ xây dựng, lập các báo cáo một cách chuyên nghiệp để có thể trình bày với các bên liên quan về kết quả, tiến độ của dự án

Đối với các doanh nghiệp có đặc điểm hoạt động theo dự án thường xuyên như công ty xây dựng, công ty phần mềm thì có thể lựa chọn hai hình thức của quản lý dự án Microsoft Project là triển khai theo điện toán đám mây hoặc triển khai tại chỗ.  Bạn sẽ phải trả một mức phí tương ứng với từng hình thức, theo gói để sử dụng trọn vẹn chức năng mà Microsoft Project cung cấp.

Ưu nhược điểm của quản lý dự án Microsoft Project

Với những tính năng cơ bản đến nâng cao của Micrsoft Project bạn có thể thấy đây là một ứng dụng quản lý dự án đa chức năng, hỗ trợ cho người quản lý rất nhiều tác vụ. Ngoài Micrsoft Project thì bạn còn có thể kết hợp với các ứng dụng khác trong bộ Office để quản lý công việc của mình một cách tốt nhất.

Nhược điểm của Microsoft Project là bạn phải mất chi phí quản lý hàng tháng. Đây gần như chỉ là một công cụ chứ không phải là một phương pháp quản lý tối ưu nhất. Bạn sẽ cần set up, hoàn thiện nó sao cho phù hợp nhất với công việc của chính mình.

Giải pháp quản lý dự án thay thế Microsoft Project

Có thể thấy Microsoft Project là một giải pháp quản lý các dự án phổ biến và mang lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp. Tuy vậy, nó cũng tồn tại những nhược điểm chưa thật sự phù hợp với tính chất nền kinh tế hiện nay. Thay vì quản lý dự án với quản lý dự án Microsoft Project bạn đã thử tìm hiểu về mô hình quản lý các dự án với Agile hay Scrum chưa?

Agile là một phương pháp quản lý các dự án phổ biến có thể thay thế việc quản lý dự án Microsoft Project trong giới công nghệ. Agile đang dần trở thành giải pháp không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp công nghệ nào.

Agile hay Scrum được hình thành nhằm hỗ trợ người quản lý trước những vấn đề khó khăn trong công việc. Đó là khối lượng công việc quá tải, thị trường luôn luôn thay đổi, thế giới ngày càng xuất hiện nhiều yếu tố phức tạp hơn bao giờ hết, công nghệ ngày càng lên ngôi và khẳng định giá trị. Agile xuất hiện mang đến cách tiếp cận linh hoạt, hiện đại các vấn đề cần giải quyết của dự án, từ đó đưa ra phương án kết hợp công cụ phù hợp.

quản lý dự án microsoft project
quản lý dự án microsoft project

Giá trị cốt lõi của Agile mang lại ưu điểm vượt trội so với việc quản lý dự án Microsoft Project có thể kể đến như:

  • Đáp ứng một cách linh hoạt các thay đổi do tác động từ môi trường bên ngoài bao gồm khách hàng, thị trường, nguồn lực… một cách linh hoạt. Người có tư duy về Agile luôn trong trạng thái sẵn sàng thích ứng.
  • Các cá nhân tương tác thông qua các quy trình và công cụ, con người là yếu tố cốt lõi tạo nên thành công.
  • Ứng dụng phần mềm hoạt động dựa trên dữ liệu thay vì dựa vào số liệu cứng đơn thuần. Tính chính xác cao hơn, dễ dàng sử dụng hơn và không khiến cho người quản lý bị quá tải công việc.

Các hoạt động mà ban quản lý dự án có thể dự kiến ​​quản lý có thể bao gồm: Phân tích và thiết kế các mục tiêu và sự kiện, đánh giá và kiểm soát quản lý rủi ro, phân tích kết quả dựa trên các thực tế đã đạt được, phân bổ nguồn lực, thu nhận nhân lực và vật lực, phân công nhiệm vụ, giao tiếp với các bên liên quan, kiểm soát việc thực hiện dự án,

Ngăn ngừa lỗi, xác định sản phẩm của dự án, chỉ đạo hoạt động, ước tính nguồn lực, dự báo xu hướng tương lai của dự án, tăng / giảm công nhân của công ty, quản lý vấn đề, giải quyết vấn đề, xác định, quản lý & kiểm soát các thay đổi, tổ chức công việc.

Người ta có thể thấy các hoạt động và chức năng hàng ngày cần thiết cho một người quản lý dự án để hoàn thành một dự án thành công là rất nhiều. Mỗi thành phần được liệt kê ở trên là một phần hoặc giai đoạn riêng biệt của dự án, nhưng cuối cùng tất cả các thành phần đã xác định đều liên kết, tương tác hoặc phụ thuộc trực tiếp / gián tiếp vào nhau.

Các công cụ Quản lý dự án có thể bao gồm: công cụ tài chính, biểu đồ nguyên nhân và kết quả, báo cáo trạng thái, biểu đồ PERT, biểu đồ gantt, biểu đồ chuỗi sự kiện, biểu đồ RACI, biểu đồ chạy và tối ưu hóa chu kỳ dự án. Để đạt được mục tiêu hoàn thành cuối cùng của dự án, người quản lý dự án cần dựa vào và có một hộp công cụ quản lý dự án rất tốt để sử dụng. Hộp công cụ cần có sẵn sau một giây thông báo để triển khai ngay lập tức.

Các công cụ này cần phải đủ linh hoạt để điều chỉnh theo nhu cầu kinh doanh đang phát triển của các nhà quản lý dự án và cho phép theo dõi ngắn gọn và đáng tin cậy. Máy chủ quản lý dự án Microsoft Project được lưu trữ cung cấp tất cả những điều này và nhiều hơn thế nữa cho người quản lý dự án ngày nay. MS Project Server 2007 cung cấp một cơ sở hạ tầng vững chắc để làm việc và triển khai hết dự án này đến dự án khác.

quản lý dự án microsoft project
quản lý dự án microsoft project

Quan trọng nhất là khi người quản lý dự án sử dụng Microsoft Project Manager, sẽ thấy rất rõ ràng rằng công cụ này cung cấp một giải pháp nhanh nhẹn và rất có thể mở rộng cho nhu cầu quản lý dự án ngày nay.

Ngoài các bài viết tin tức, bài báo hàng ngày của SEMTEK, nguồn nội dung cũng bao gồm các bài viết từ các cộng tác viên chuyên gia đầu ngành về chuỗi kiến thức Kinh doanh, chiến lược tiếp thị, kiến thức quản trị doanh nghiệp và kiến thức quản lý, phát triển tổ chức doanh nghiệp,.. được chia sẽ chủ yếu từ nhiều khía cạnh liên quan chuỗi kiến thức này.

Bạn có thể dành thời gian để xem thêm các chuyên mục nội dung chính với các bài viết tư vấn, chia sẻ mới nhất, các tin tức gần đây từ chuyên gia và đối tác của Chúng tôi. Cuối cùng, với các kiến thức chia sẻ của bài viết, hy vọng góp phần nào kiến thức hỗ trợ cho độc giả tốt hơn trong hoạt động nghề nghiệp cá nhân!

* Ý kiến được trình bày trong bài viết này là của tác giả khách mời và không nhất thiết phải là SEMTEK. Nhân viên tác giả, cộng tác viên biên tập sẽ được liệt kê bên cuối bài viết.

Trân trọng,

Từ khóa:

  • Microsoft Project tiếng Việt
  • Microsoft Project Online
  • Phần mềm Project
  • Dự án (Project)
  • Microsoft Project Professional
  • Microsoft Project Online free
  • Microsoft Project 365
  • Tải Project

Các chuyên mục nội dung liên quan

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *