Chìa khóa để thành công quản lý dự án kỹ thuật

Trong những năm gần đây, nhiều công ty đang tăng cường chú trọng vào các kỹ thuật quản lý dự án do kết quả của các bài học kinh nghiệm về hiệu suất dự án trong quá khứ. Sau khi dự án bị trì hoãn, vượt cấp, bỏ lỡ mục tiêu chất lượng, rào cản giao tiếp, “phạm vi” và nhận thức chung về các dự án nằm ngoài tầm kiểm soát, các công ty này đang cố gắng thực hiện các phương pháp Quản lý dự án tốt để ngăn chặn những loại vấn đề này.

Là một phần của các thông lệ tốt nhất này, nhiều công ty đã thiết lập các chương trình đánh giá và kiểm toán dự án, định kỳ xem xét tình trạng của các dự án và sự phù hợp của chúng với các mục tiêu của cá nhân và công ty.

Mặc dù đáng giá, nhưng trong nhiều trường hợp, các cuộc đánh giá và đánh giá này được thực hiện bởi các nhà quản lý cấp cao có đóng góp vào kết quả của dự án hoặc không có kinh nghiệm và đào tạo thực sự về quản lý dự án. Một số công ty nhận thấy rằng những đánh giá quản lý này đã không thành công vì quản lý dự án kỹ thuật cấp cao và quản lý dự án có thể nói một ngôn ngữ khác và xem các dự án từ những quan điểm hoàn toàn khác nhau.

Các cuộc đánh giá và đánh giá đòi hỏi sự chuẩn bị để có kết quả. Các giao thức đánh giá và đánh giá dự án được xác định trước có thể giúp tập trung cả người quản lý dự án và người đánh giá / đánh giá vào các khía cạnh quan trọng của dự án.

Dựa trên các giao thức này dựa trên các triết lý đã được chứng minh từ Viện Quản lý Dự án (PMI®), cơ quan hàng đầu thế giới về nghề quản lý dự án, có thể cung cấp cái nhìn sâu sắc về tình trạng thực tế của dự án. Điều này tạo cơ hội để thực hiện các hành động ở những điểm hiệu quả nhất trong quá trình thực hiện quản lý dự án kỹ thuật, làm tăng khả năng thành công của dự án.

Chúng tôi nhận thấy rằng các cuộc đánh giá hiệu quả nhất đều tập trung vào các lĩnh vực kiến thức quản lý dự án theo định nghĩa của PMI®. Chúng tôi cũng nhận thấy rằng việc đánh giá và kiểm toán dự án hiệu quả liên quan đến nhiều thứ hơn là chỉ ngồi xuống với người quản lý dự án và đặt một loạt câu hỏi. Các cuộc phỏng vấn với các thành viên trong nhóm dự án, các bên liên quan và quản lý cấp cao cũng như xem xét kỹ lưỡng tất cả các tài liệu liên quan đến dự án cũng rất quan trọng để tạo ra kết quả hiệu quả.

Tuân thủ các quy trình quản lý dự án kỹ thuật

Một tập hợp các quy trình quản lý dự án được xác định cung cấp tính nhất quán trong phương pháp luận quản lý dự án trên tất cả các dự án. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý chương trình, cho phép hoán đổi tài nguyên lẫn nhau và tăng xác suất thành công của dự án.

Các cuộc đánh giá cần kiểm tra chặt chẽ việc tuân thủ các thủ tục của dự án với các Quy trình quản lý dự án của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc tuân thủ một cách mù quáng các quy trình này mà không có phụ cấp cho các chi tiết cụ thể của dự án, có thể dẫn đến sự kém hiệu quả và kìm hãm sự sáng tạo hoặc tính linh hoạt cần thiết để đưa một dự án đi đến kết thúc thành công.

Phạm vi kiểm soát

Thay đổi phạm vi, mà không có những điều chỉnh bổ sung đối với tiến độ, ngân sách và mục tiêu của dự án, là nguyên nhân chính dẫn đến việc trượt tiến độ và vượt dự án. Việc tuân thủ các thủ tục kiểm soát thay đổi là cần thiết để xác định và ngăn chặn việc bổ sung không phù hợp các hạng mục “ngoài phạm vi” vào dự án và hạn chế sự thay đổi phạm vi.

Kiểm toán nên nhắm mục tiêu Quản lý phạm vi như một yếu tố chính trong hiệu suất tổng thể của dự án để ngăn chặn việc tăng quy mô của dự án một cách không cần thiết mà không làm tăng giá trị của dự án một cách tương ứng.

Tuân thủ Điều lệ quản lý dự án kỹ thuật

Điều lệ dự án xác định một cách khái quát các mục tiêu của dự án và cách đo lường thành công của dự án. Về cơ bản, nó đóng vai trò là trọng tâm hàng đầu của tất cả các nỗ lực của dự án. Các dự án có thể dễ dàng đi chệch hướng khi bỏ qua điều lệ dự án, dẫn đến các vấn đề về tiến độ và ngân sách.

Phí tổn

Chi phí dự án ảnh hưởng đến tất cả các khía cạnh khác của dự án. Lập dự toán và theo dõi ngân sách hợp lý là điều cần thiết để kiểm soát chi phí cho một dự án. Hiểu được tình trạng ngân sách của một dự án có thể ảnh hưởng đến tất cả các quyết định được đưa ra trong quá trình thực hiện và thiết kế dự án. Các cuộc đánh giá nên tập trung vào hai khía cạnh quan trọng nhất của kiểm soát chi phí – ước tính và theo dõi.

Các yếu tố ước tính bao gồm các phương pháp luận được sử dụng để xác định chi phí dự án và các ràng buộc về chi phí, lập kế hoạch nguồn lực và các giả định được thực hiện trong quá trình ước tính. Các yếu tố theo dõi bao gồm cơ chế được sử dụng để theo dõi chi phí và phương pháp luận được sử dụng để xác định tình trạng chi phí của dự án.

Thời gian

Quản lý thời gian thích hợp là quản lý dự án kỹ thuật rất quan trọng để đáp ứng các thời hạn quan trọng của dự án và đạt được các mục tiêu về thời gian đưa ra thị trường. Xác định cẩn thận các hoạt động của dự án, sắp xếp chúng một cách hợp lý, ước tính nguồn lực và thời gian cho từng hoạt động và xây dựng lịch trình là tất cả các giai đoạn quan trọng của quá trình lập kế hoạch.

Các cuộc đánh giá và xem xét nên tập trung vào việc tuân thủ các quy trình quản lý dự án kỹ thuật thời gian- Các hoạt động có được xác định và trình tự đúng cách không? Các ước tính đã được xác định như thế nào? Và những cơ chế nào đang được sử dụng để giám sát việc tuân thủ và kiểm soát lịch trình?

Liên lạc quản lý dự án kỹ thuật

Nhiều nghiên cứu về hiệu suất dự án chỉ ra rằng giao tiếp là vấn đề số 1 mà các nhà quản lý dự án gặp phải; do đó, giao tiếp thích hợp là rất quan trọng cho sự thành công của một dự án. Với mức độ quan trọng này, các cuộc đánh giá và đánh giá nên tập trung nhiều vào các thủ tục và khả năng truyền thông của Người quản lý dự án, vượt qua các rào cản đối với thông tin liên lạc trong công ty và hiệu quả của các cơ chế được sử dụng để liên lạc – Các bên liên quan có được thẩm định thông tin họ cần biết không để dự án thành công?

Rủi ro quản lý dự án kỹ thuật

Nhận biết và quản lý rủi ro là rất quan trọng đối với sự thành công của dự án. Dự đoán và lập kế hoạch cho các sự kiện rủi ro làm tăng xác suất và tác động của các sự kiện tích cực, đồng thời giảm xác suất và tác động của các sự kiện bất lợi cho dự án. Các cuộc đánh giá nên tập trung vào các kế hoạch của dự án để ngăn ngừa các vấn đề và lập kế hoạch ứng phó với các vấn đề không thể ngăn chặn được.

Phẩm chất

Chất lượng là chìa khóa dẫn đến sự hài lòng của khách hàng và quản lý dự án kỹ thuật kỳ vọng của khách hàng là chìa khóa thành công của dự án. Các cuộc kiểm tra và đánh giá nên tập trung vào cách tiếp cận của bạn trong việc phân phối quản lý dự án kỹ thuật sản phẩm – việc phòng ngừa có bị nhấn mạnh hơn việc kiểm tra không? Chất lượng được xây dựng trong hoặc kiểm tra? Tất cả các thành viên của nhóm (bao gồm cả ban quản lý) có tham gia vào quá trình chất lượng không?

Nguồn nhân lực

Điều chỉnh mục tiêu dự án phù hợp với mục tiêu và động lực của nhóm dự án là một phần quan trọng để hoàn thành thành công bất kỳ dự án nào. Xác định và truyền đạt vai trò và trách nhiệm của quản lý, các thành viên trong nhóm và các bên liên quan khác trong dự án là điều cần thiết.

Đánh giá dự án nên tập trung vào các khía cạnh quan trọng của quản lý nhân sự – Dự án có được bố trí nhân viên phù hợp không? Các thành viên trong nhóm có chia lưới để tổng thể lớn hơn tổng các phần không? Vai trò của các thành viên đã được hiểu chưa? Có vấn đề về động lực không?

Ngoài các bài viết tin tức, bài báo hàng ngày của SEMTEK, nguồn nội dung cũng bao gồm các bài viết từ các cộng tác viên chuyên gia đầu ngành về chuỗi kiến thức Kinh doanh, chiến lược tiếp thị, quản lý dự án kỹ thuật kiến thức quản trị doanh nghiệp và kiến thức quản lý, phát triển tổ chức doanh nghiệp,.. được chia sẽ chủ yếu từ nhiều khía cạnh liên quan chuỗi kiến thức này.

Bạn có thể dành thời gian để xem thêm các chuyên mục nội dung chính với các bài viết tư vấn, chia sẻ mới nhất, các tin tức gần đây từ chuyên gia và đối tác của Chúng tôi. Cuối cùng, với các kiến thức chia sẻ của bài viết, hy vọng góp phần nào kiến thức hỗ trợ cho độc giả tốt hơn trong hoạt động nghề nghiệp cá nhân!

* Ý kiến được trình bày trong bài viết này là của tác giả khách mời và không nhất thiết phải là SEMTEK. Nhân viên tác giả, cộng tác viên biên tập sẽ được liệt kê bên cuối bài viết.

Trân trọng,

Từ khóa:

Cách quản lý dự an xây dựng hiệu quả
Quản lý dự an la gì
Chuyên đề quản lý dự án xây dựng
Quy trình quản lý dự an
Xây dựng và quản lý dự an
Môn quản lý dự an xây dựng
Công tác quản lý dự an đầu tư xây dựng
Quản lý dự an xây dựng lương bao nhiêu

Các chuyên mục nội dung liên quan

Chiến lược marketing

Chìa khóa để thành công quản lý dự án kỹ thuật – Sử dụng kiểm toán và đánh giá