Ưu điểm và lợi ích của phần mềm quản lý dự án miễn phí

phần mềm quản lý dự án miễn phí

Cách đây một thời gian, quản lý dự án được thể hiện bằng ba thứ: một cây bút chì, một tờ giấy và một phương pháp luận. Nhưng thời gian trôi nhanh và công nghệ phát triển … vậy tại sao lại dừng lại ở đây? Tại sao không sử dụng công nghệ? Công nghiệp phần mềm đã phát triển rất nhiều và có thể làm nên điều kỳ diệu. Với sự ra đời của phần mềm quản lý dự án miễn phí một vài năm trở lại đây, các công cụ mà người quản lý dự án có thể sử dụng đã được tăng lên rất nhiều.

Tại sao các phần mềm quản lý dự án miễn phí này lại là một lựa chọn tốt?

Để thu hẹp danh sách phần mềm quản lý dự án miễn phí tốt nhất, các công cụ ở danh sách sau đều đáp ứng các tiêu chí sau:

  • Miễn phí cho các dự án không giới hạn. Các ứng dụng chúng tôi đã chọn cho phép bạn quản lý miễn phí số lượng dự án không giới hạn (và bao gồm ít nhất 10 người dùng miễn phí).
  • Được lưu trữ. Có rất nhiều công cụ quản lý dự án tuyệt vời, miễn phí, tự lưu trữ, nhưng chúng mất nhiều thời gian hơn để thiết lập và quản lý. Các ứng dụng quản lý dự án sau được lưu trữ bởi các công ty cung cấp công cụ.
  • Tính năng cộng tác và chia sẻ. Các ứng dụng sau giúp việc thêm các thành viên trong nhóm vào thiết lập quản lý dự án của bạn cũng như kiểm soát các loại và quyền hạn của người dùng một cách nhanh chóng và dễ dàng.
  • Tích hợp. Một công cụ quản lý dự án tuyệt vời sẽ phải hoàn toàn phù hợp với các phần mềm hiện tại đang sử dụng trong công ty của bạn, vì vậy các công cụ này đều bao gồm các ứng dụng tích hợp với phần mềm phổ biến khác như email và Slack, lịch, lưu trữ tài liệu, v.v.
  • Các công cụ đều cung cấp ứng dụng web (ngoài ứng dụng web, các công cụ còn đồng bộ hóa với thiết bị di động và máy tính). Một số công cụ khác sẽ không hoạt động trên nền tảng di động như ProjectLibre và GanttProject, cả hai công cụ này đều là những ứng dụng mạnh mẽ chỉ dành cho máy tính được thiết kế để trở thành lựa chọn thay thế cho Microsoft Project.
phần mềm quản lý dự án miễn phí
phần mềm quản lý dự án miễn phí

Các công cụ phần mềm quản lý dự án miễn phí

Có nhiều phiên bản và biến thể khác nhau cho những gì có sẵn trên thị trường, có nhiều phạm vi chi phí bao gồm các chương trình dành cho doanh nghiệp nhỏ và tất cả các chương trình có khả năng duy trì một công ty hoạt động.

Tuy nhiên, quản lý một doanh nghiệp không phải là nhiệm vụ dễ dàng và theo dõi mọi thứ thường là phần khó nhất của việc sở hữu một doanh nghiệp. Các giải pháp phần mềm này có thể giúp các doanh nghiệp giao tiếp với nhân viên, khách hàng, chia sẻ tệp và theo dõi trạng thái của các dự án và nhiệm vụ dễ dàng hơn.

Phần mềm quản lý dự án miễn phí có thể là một cứu cánh cho các chủ doanh nghiệp bận rộn đang tìm kiếm một cách tốt hơn để quản lý doanh nghiệp của họ. Nhưng mà chỉ có loại chương trình phần mềm này sẽ không giúp các nhà quản lý hiệu quả hơn. Nó sẽ chỉ cho phép họ có quyền truy cập vào nhiều dữ liệu hơn, do đó có thể làm cho chúng hoạt động hiệu quả hơn. Họ vẫn cần biết cách giao tiếp với trưởng dự án và có thể phân quyền rõ ràng trách nhiệm cho các thành viên trong nhóm dự án.

Phần mềm quản lý dự án có một mục tiêu đơn giản: giúp những người tham gia quản lý dự án đạt được mục tiêu của họ. Đối với các dự án riêng lẻ, mục tiêu là cung cấp sản lượng dự kiến ​​từ dự án đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách và chất lượng như mong đợi. Tuy nhiên, đối với những phần mềm quản lý nhiều dự án, một phần mềm như vậy phải làm được nhiều việc hơn và nó thường có một nhãn khác, chẳng hạn như phần mềm quản lý danh mục dự án hoặc phần mềm quản lý tài nguyên.

phần mềm quản lý dự án miễn phí
phần mềm quản lý dự án miễn phí

Cách để phần mềm quản lý dự án miễn phí mang lại những lợi ích cho bạn

Một số doanh nhân có thể tự hỏi phần mềm quản lý dự án miễn phí có thể cung cấp những gì mà phần mềm đã được thử nghiệm cũ không làm được. Nó khá đơn giản: phần mềm quản lý dự án đạt được các mục tiêu của nó bằng cách cung cấp thông tin thích hợp và đáng tin cậy mà các bên liên quan của dự án tin tưởng.

Bằng cách xem tướng lợi thế của các ứng dụng phần mềm (tăng bộ nhớ, xử lý nhanh hơn, kết xuất ảo, v.v.) và cân nhắc rằng báo cáo tốt đòi hỏi cả dữ liệu tốt và phương tiện hiệu quả để xử lý và trình bày nó dưới dạng thông tin liên quan, chúng tôi nhận được kết luận rõ ràng rằng có những lợi ích như vậy.

Nếu nhân viên dễ dàng nhìn thấy những nhiệm vụ họ phải hoàn thành, giao tiếp và cộng tác với nhau thì người quản lý dự án có thể dành ít thời gian hơn để quản lý các khía cạnh kinh doanh này và dành nhiều thời gian hơn cho những việc khác.

Nhưng để đạt được mục tiêu, các phần mềm quản lý dự án miễn phí cần quản lý các loại dữ liệu sau:

Tài nguyên

  • Kỹ năng, kinh nghiệm và các thuộc tính khác
  • Lịch làm việc và khả năng cung cấp tài nguyên

Dự án

  • Nhiệm vụ – mô tả các hoạt động cần thiết để tạo ra mỗi khóa có thể phân phối, thường được gắn nhãn là nhiệm vụ quan trọng
  • Nhiệm vụ – ước tính công việc cần thiết để đạt được từng nhiệm vụ, cho từng nguồn lực
  • Tỷ lệ chi phí cần thiết để tính toán chi phí thực tế và giá trị công việc đã thực hiện, được so sánh với ngân sách
phần mềm quản lý dự án miễn phí
phần mềm quản lý dự án miễn phí

Tóm tắt lợi ích của phần mềm quản lý dự án miễn phí

Có một số tính năng cơ bản mà một giải pháp phần mềm quản lý dự án miễn phí cần phải có để thực sự đạt được những lợi thế này.

  • Dễ dàng quản lý các dự án của công ty bạn
  • Kiểm soát các nguồn lực và tài chính
  • Đưa các vấn đề quan trọng của dự án đến sự chú ý của bạn (tài nguyên được phân bổ tổng thể, đường dẫn quan trọng)
  • Theo dõi tiến trình dự án về thời gian hoàn thành, thời gian và chi phí
  • khả năng tình huống “điều gì xảy ra nếu” được cung cấp thông qua nhiều cấp độ hoàn tác và làm lại
  • Cung cấp một cách rõ ràng để chia nhỏ dự án của bạn, xây dựng lịch trình, phân bổ tài nguyên và quản lý ngân sách

Nếu tất cả những điều này được đáp ứng thì bất kỳ phần mềm quản lý dự án miễn phí nào cũng có thể đồng ý rằng lợi ích chính là thông tin quản lý phù hợp và kịp thời.

Ngoài các bài viết tin tức, bài báo hàng ngày của SEMTEK, nguồn nội dung cũng bao gồm các bài viết từ các cộng tác viên chuyên gia đầu ngành về chuỗi kiến thức Kinh doanh, chiến lược tiếp thị, kiến thức quản trị doanh nghiệp và kiến thức quản lý, phát triển tổ chức doanh nghiệp,.. được chia sẽ chủ yếu từ nhiều khía cạnh liên quan chuỗi kiến thức này.

Bạn có thể dành thời gian để xem thêm các chuyên mục nội dung chính với các bài viết tư vấn, chia sẻ mới nhất, các tin tức gần đây từ chuyên gia và đối tác của Chúng tôi. Cuối cùng, với các kiến thức chia sẻ của bài viết, hy vọng góp phần nào kiến thức hỗ trợ cho độc giả tốt hơn trong hoạt động nghề nghiệp cá nhân!

* Ý kiến được trình bày trong bài viết này là của tác giả khách mời và không nhất thiết phải là SEMTEK. Nhân viên tác giả, cộng tác viên biên tập sẽ được liệt kê bên cuối bài viết.

Trân trọng,

Từ khóa:

  • Phần mềm quản lý dự an xây dựng bằng Excel
  • Phần mềm quản lý dự an xây dựng
  • Phần mềm quản lý dự an Microsoft Project
  • Quản lý dự an online
  • Phần mềm quản lý tiến độ dự an
  • Phần mềm quản lý dự an có bản quyền
  • Quản lý dự an phần mềm là gì
  • Phần mềm quản lý dự án Trello

Các chuyên mục nội dung liên quan

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *