Lập kế hoạch chiến lược và tầm quan trọng của nó đối với các tổ chức phi lợi nhuận

Lập kế hoạch chiến lược không chỉ quan trọng đối với hoạt động của các tổ chức phi lợi nhuận mà còn đối với khả năng tồn tại liên tục của họ vì hầu hết không tiếp cận thành công các khoản tài trợ. Kế hoạch chiến lược cung cấp tầm nhìn cho tổ chức. Nếu được phát triển đúng cách – kế hoạch kinh doanh sẽ thể hiện rõ ràng các mục tiêu và mục tiêu trong vòng ba đến năm năm tới và cách thức tổ chức có kế hoạch thực hiện các mục tiêu và mục tiêu này.

Các bước xây dựng kế hoạch chiến lược hoàn hảo

1. Xác định vị trí chiến lược

Biết được doanh nghiệp đang đứng ở đâu trên thương trường, bạn sẽ xác định được mục tiêu bạn muốn hướng đến và cách bạn đạt được điều đó. Hãy bắt đầu bằng các cuộc nói chuyện với các lãnh đạo cấp cao tại công ty để nắm bắt tình hình nội tại, sau đó làm một cuộc khảo sát để hiểu nhu cầu khách hàng. Thu thập dữ liệu về ngành và thị trường cũng là nhân tố bắt buộc cần có để tạo nên một cái nhìn toàn diện về vị trí của doanh nghiệp trên thị trường và trong tâm trí khách hàng.

Phân tích dữ liệu thu thập được bằng mô hình SWOT hoặc PEST để hệ thống hóa thông tin thành các nhóm cụ thể. Những thông tin được phân chia sẽ hỗ trợ nhà lãnh đạo nhìn nhận toàn diện tình hình môi trường kinh doanh doanh nghiệp đang hoạt động cũng như xác định điểm mạnh, điểm yếu, những cơ hội và thách thức của chính doanh nghiệp.

Mô hình PEST và SWOT thường được sử dụng song song để hiểu rõ hơn về môi trường kinh doanh. Tuy nhiên, hai mô hình này lại áp dụng cho các cấp độ phân tích kinh doanh khác nhau.

Mô hình PEST tập trung vào bức tranh lớn và tác động đến toàn bộ hoạt động kinh doanh, thị trường hoặc một quyết định quan trọng. PEST được sử dụng tốt nhất cho nghiên cứu thị trường và phân tích rộng hơn về môi trường kinh doanh.

Mặt khác, mô hình SWOT có phạm vi nhỏ hơn, tập trung vào chính tổ chức để xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của doanh nghiệp. Phân tích SWOT thường được tiến hành khi bắt đầu một dự án mới hoặc để đánh giá một dòng sản phẩm.

Kết hợp hai mô hình phân tích cấp vĩ mô và vi mô về doanh nghiệp sẽ giúp bạn hiểu được bức tranh hoàn chỉnh về thị trường, xác định cơ hội cho doanh nghiệp, có phương án giảm thiểu rủi ro và lên kế hoạch hiệu quả cho tương lai.

2. Xác định các mục tiêu ưu tiên

Sau khi đã hiểu doanh nghiệp của bạn đang đứng ở đâu trên thị trường, giờ là lúc xác định các mục tiêu nhỏ (Objectives) để đạt được mục tiêu lớn (Goals). Lưu ý rằng các Objectives đặt ra cần phù hợp với sứ mệnh và tầm nhìn doanh nghiệp.

Hãy đặt ra càng nhiều mục tiêu càng tốt, nhưng sau đó, bạn nên xem xét và chọn ra những mục tiêu quan trọng, có sức ảnh hưởng rộng để ưu tiên thực hiện. Bạn có thể xác định những mục tiêu ưu tiên bằng cách đặt ra các câu hỏi như:

Mục tiêu nào quan trọng hơn?
Mục tiêu nào khi hoàn thành sẽ giúp nâng cao vị thế của doanh nghiệp trên thị trường?
Làm thế nào để xác định những yếu tố hoàn thành mục tiêu?
Mục tiêu nào đang là cấp bách nhất?

Các Objectives cần có thể đo lường được để dễ dàng theo dõi. Chỉ số thông dụng nhất dùng để đánh giá hiệu quả công việc, mục tiêu hiện đang là là KPI – Key Performance Indicator.

3. Xây dựng lập kế hoạch chiến lược

Giờ đến bước quan trọng nhất, xây dựng kế hoạch chiến lược. Nhiệm vụ chính trong bước này là xây dựng các chiến thuật cụ thể và thiết lập timeline để theo dõi tiến độ và hiệu quả công việc.

Bản đồ chiến lược là một công cụ hiệu quả để trực quan hóa toàn bộ kế hoạch của bạn. Một bản đồ chiến lược cần có các thành phần sau:

4 trụ cột: Tài chính, khách hàng, quy trình và con người
Liệt kê mục tiêu nằm trong mỗi trụ cột bằng các hình khối (thường là hình tròn và hình chữ nhật). Các mục tiêu không nên quá nhiều, thường không vượt quá 20 mục tiêu.
Các mục tiêu của từng bộ phận được sắp xếp theo chiều dọc và được kết nối với nhau
Chú thích mối quan hệ nhân quả giữa các mục tiêu

4. Triển khai kế hoạch chiến lược

Tổ chức cuộc họp với sự góp mặt của các thành phần quan trọng là bước đầu tiên để khởi động kế hoạch chiến lược. Bên cạnh đó, công tác truyền thông nội bộ cũng cần được áp dụng để phổ biến cho toàn bộ nhân viên nắm được mục tiêu chiến lược nhằm định hướng toàn thể công ty đi theo một mục tiêu chung.

Trong quá trình triển khai kế hoạch, tiêu chí KPI sẽ được sử dụng xuyên suốt như một cách truyền đạt trách nhiệm từ cấp trên xuống cấp dưới.

5. Theo dõi và đánh giá chiến lược

Trên cơ sở hàng quý, hãy tổ chức những cuộc họp review lại tình hình đạt được KPI của các nhóm. Với các nhóm chưa đạt được KPI, hãy xem cách họ triển khai công việc và điều chỉnh lại những sai sót trong quá trình làm việc của những nhóm đó. Trên cơ sở hàng năm, doanh nghiệp nên dành thời gian đánh giá lại các ưu tiên và vị trí chiến lược để đảm bảo rằng tất cả hoạt động đang đi đúng hướng.

Tầm quan trọng của lập kế hoạch chiến lược đối với tổ chức phi lợi nhuận

Kế hoạch hoạt động sẽ chứng minh rõ ràng rằng các dịch vụ của họ được chu đáo – đáp ứng nhu cầu trong cộng đồng và sẽ chứng minh rằng đây là một tổ chức chuyên nghiệp được vận hành tốt, mang lại cho các nhà quản lý quỹ và các cơ quan Chính phủ Úc sự tin tưởng trong việc hỗ trợ các dự án bằng nguồn vốn.

Từ công việc của chúng tôi với các tổ chức phi lợi nhuận trên khắp nước Úc – phần lớn các tổ chức phi lợi nhuận vừa và nhỏ không có bất kỳ Kế hoạch Dự án nào để hỗ trợ các dự án của họ chứ chưa nói đến kế hoạch kinh doanh.

Các tổ chức phi lợi nhuận lớn hơn có thể sẽ có một Kế hoạch Chiến lược theo một số mô tả – nhưng thực sự, thành thật mà nói – có bao nhiêu trong số các kế hoạch hoạt động này thực sự phản ánh mục tiêu và tầm nhìn hiện tại của tổ chức? Các tổ chức trong vòng một hoặc hai tháng có thể có những thay đổi đáng kinh ngạc về trọng tâm và hoạt động của họ nhưng lại quên mất định hướng chiến lược mà họ đã hướng tới và hoàn toàn quên mất kế hoạch kinh doanh của mình.

Nó không bao giờ được cập nhật – không may là nó là một tài liệu giá sách và một chút nữa. Các tổ chức cần thường xuyên xem xét lại Kế hoạch Chiến lược của mình và sử dụng chúng như một công cụ quản lý để báo cáo về tiến độ của các sáng kiến tại mỗi cuộc họp của Ủy ban và thách thức mọi thay đổi được đề xuất trong phương hướng.

Các tổ chức có các Kế hoạch Chiến lược được thực hiện với hy vọng được hỗ trợ bởi các Kế hoạch Dự án chi tiết nói chung sẽ thành công hơn trong việc giành được các khoản tài trợ. Hoạch định chiến lược có thể có nhiều hình thức nhưng nó ngày càng trở thành chìa khóa thực sự để nhận được tài trợ.

Nhiều đến mức cả cơ quan Chính phủ và các cơ quan từ thiện sẽ hỗ trợ tài chính cho một tổ chức / dự án – trong đó một kế hoạch chi tiết hỗ trợ sáng kiến và đơn xin tài trợ cho một tổ chức chưa suy nghĩ rõ ràng về dự án của họ và không có một kế hoạch được lập thành văn bản.

Một tổ chức có các Kế hoạch Chiến lược và Dự án được xây dựng tốt cũng làm cho quá trình viết tài trợ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Viết tài trợ thực sự là một lĩnh vực chuyên biệt mặc dù nhiều tổ chức cố gắng hết sức để thuê nhân viên trẻ, thiếu kinh nghiệm hoặc cố gắng chuyển đổi một trong những nhân viên hiện có của họ thành người viết tài trợ.

Các tổ chức NẾU đã có một kế hoạch kinh doanh mạnh mẽ được hỗ trợ bởi các Kế hoạch Dự án toàn diện, phần lớn nếu không tất cả các thông tin cần thiết để hoàn thành đơn xin tài trợ, trả lời các câu hỏi hoặc tiêu chí lựa chọn địa chỉ sẽ được đưa vào các Kế hoạch này.

Khi đó, nhân viên chưa có kinh nghiệm hoặc đã chuyển đổi sẽ có một số hy vọng hợp lý là chuẩn bị đơn xin tài trợ thành công. Một thực tế đáng buồn là hầu hết các tổ chức không có sẵn một khuôn khổ lập kế hoạch sau đó phức tạp hóa vấn đề bằng cách cố gắng chuẩn bị các đệ trình của riêng họ cho các chương trình tài trợ.

Các công ty như Red Tape Busters hỗ trợ khách hàng phát triển các kế hoạch chiến lược và dự án sáng tạo được sử dụng để hoàn thành các đơn xin tài trợ. Cho rằng họ chuẩn bị các tài liệu toàn diện như vậy, thời gian cần thiết để hoàn thành đơn đăng ký được cắt giảm đáng kể do các kế hoạch có tất cả các thông tin cần thiết.

Các công ty như thế này cũng sử dụng kế hoạch chiến lược và / hoặc dự án làm tài liệu đính kèm để cấp đơn – cung cấp cho người quản lý quỹ thông tin toàn diện hơn về tổ chức / dự án so với những gì được phép trong đơn xin tài trợ. Hầu hết các ứng dụng đều có giới hạn về từ hoặc trang nên việc đính kèm Kế hoạch là cách dễ dàng để cung cấp thêm thông tin trong khi vẫn tuân thủ các yêu cầu giới hạn.

Ngoài các bài viết tin tức, bài báo hàng ngày của SEMTEK, nguồn nội dung cũng bao gồm các bài viết từ các cộng tác viên chuyên gia đầu ngành về chuỗi kiến thức Kinh doanh, chiến lược tiếp thị, kiến thức quản trị doanh nghiệp và kiến thức quản lý, phát triển tổ chức doanh nghiệp,.. được chia sẽ chủ yếu từ nhiều khía cạnh liên quan chuỗi kiến thức này.

Bạn có thể dành thời gian để xem thêm các chuyên mục nội dung chính với các bài viết tư vấn, chia sẻ mới nhất, các tin tức gần đây từ chuyên gia và đối tác của Chúng tôi. Cuối cùng, với các kiến thức chia sẻ của bài viết, hy vọng góp phần nào kiến thức hỗ trợ cho độc giả tốt hơn trong hoạt động nghề nghiệp cá nhân!

* Ý kiến được trình bày trong bài viết này là của tác giả khách mời và không nhất thiết phải là SEMTEK. Nhân viên tác giả, cộng tác viên biên tập sẽ được liệt kê bên cuối bài viết.

Trân trọng,

Từ khóa:

Ví dụ về lập kế hoạch chiến lược
Kế hoạch chiến lược của công ty Vinamilk
Bản kế hoạch chiến lược của công ty
Lập kế hoạch chiến lược được tiến hành ở cấp trắc nghiệm
Lập kế hoạch chiến lược được tiến hành ở cấp nào
Vai trò lập kế hoạch chiến lược
Quy trình lập kế hoạch chiến lược trong giáo dục
Quy trình lập kế hoạch trong to chức

Các chuyên mục nội dung liên quan

Chiến lược marketing