Khung quản lý dự án đơn giản hóa (SPMF) | Chia sẻ mới nhất năm 2024

Khung quản lý dự án đơn giản hóa (SPMF)
– Bài cập nhật kiến thức mới nhất năm 2024

Bộ phận CNTT của Tổ chức Nông lương (CIO) nhằm đảm bảo rằng các sáng kiến ​​CNTT mang tính đổi mới và chuyển đổi để hỗ trợ cho chiến lược dài hạn của FAO; chứng minh một dấu hiệu tích cực của sự thành công và đầu tư cho tương lai và rằng các dự án CNTT đã thỏa thuận về thời gian, ngân sách và mức độ hiệu suất (chất lượng) được đáp ứng. Gần đây, bộ phận CNTT đã thành công trong việc triển khai khung quản lý dự án đơn giản hóa (SPMF) để đạt được những mục tiêu này.

Khung Quản lý Dự án Đơn giản hóa (SPMF) mới nhằm cung cấp một cấu trúc rộng rãi sử dụng các cơ chế giám sát và kiểm soát hiệu suất đơn giản sẽ cho phép đo lường dựa trên các tiêu chuẩn thực tiễn tốt nhất trong ngành khi việc triển khai được áp dụng đầy đủ và hoàn thiện. Các nguyên tắc của SPMF cung cấp cách tiếp cận cốt lõi để quản lý dự án có thể được kết hợp trong bất kỳ hệ thống quản lý dự án nào với mức độ hỗ trợ, giám sát và báo cáo cần thiết là khác nhau tùy thuộc vào quy mô, độ phức tạp và yêu cầu của dự án.

Điều cần thiết là phải nhận ra rằng quá trình quản lý dự án bắt đầu từ ý tưởng ban đầu của dự án, chứ không phải sau khi thỏa thuận “nguồn vốn cho dự án” khi bắt đầu vận hành. Như vậy SPMF cung cấp hỗ trợ quản lý dự án trong giai đoạn xác định dự án và lập kế hoạch của tất cả các dự án. Vòng đời đầy đủ có thể được mô tả như một loạt các giai đoạn riêng biệt, với tiến trình công việc từ giai đoạn khái niệm đến giai đoạn thực hiện và giai đoạn vận hành và sau đánh giá. Một phần quan trọng của quy trình quản lý dự án hiệu quả là việc xem xét độc lập tiến độ dự án vào cuối mỗi giai đoạn, dự kiến ​​sẽ xác minh các lợi ích và mục tiêu trước khi đồng ý và chuyển sang giai đoạn tiếp theo, do đó đảm bảo rằng chủ dự án đạt được đầy đủ lợi ích chiến lược của dự án.

Sự kết hợp phù hợp giữa lập kế hoạch, giám sát và kiểm soát có thể tạo ra sự khác biệt trong việc hoàn thành dự án đúng thời hạn, ngân sách và với kết quả chất lượng cao. Các yếu tố cơ bản của khung là năm giai đoạn chính trong vòng đời của một dự án.

Giai đoạn 1: Xác định phạm vi và Phê duyệt (xác định nhu cầu)

Các dự án có xu hướng thay đổi quy trình lập kế hoạch trong thời gian ngắn, với trọng tâm là bắt tay ngay vào và bắt đầu công việc. Đây là một sai lầm. Thời gian dành cho việc lập kế hoạch dự án một cách hợp lý sẽ làm giảm chi phí và thời lượng cũng như tăng chất lượng trong suốt vòng đời của dự án. Định nghĩa dự án là tài liệu chính có thể cung cấp từ quá trình lập kế hoạch và mô tả tất cả các khía cạnh của dự án ở cấp độ cao.

Giai đoạn này chủ yếu xác định xem nhu cầu đã được nghiên cứu và chứng minh hay chưa; dự án có phù hợp với chiến lược của FAO và bộ phận CNTT hay không; có các lựa chọn khác nhau để tiếp cận dự án đã được xem xét và đánh giá; Chi phí và lợi ích đối với FAO đã được xác định có tính đến bất kỳ chi phí thường xuyên dài hạn nào hay không, ví dụ như nhân sự, cũng như chi phí vốn ngắn hạn; có tính đến các cơ hội và rủi ro chính liên quan đến dự án; các nguồn lực nội bộ thích hợp (bao gồm thời gian, nhân sự và / hoặc kỹ năng) sẵn có để tiến tới Giai đoạn 2 và các giai đoạn tiếp theo của dự án; phê duyệt dự án ‘về nguyên tắc’ đã được tìm kiếm từ (các) / cơ quan thích hợp.

Giai đoạn này được trình bày cho Ban CNTT để xem xét / phê duyệt, nếu được chấp thuận, quá trình sẽ chuyển sang giai đoạn tiếp theo.

Giai đoạn 2: Lập kế hoạch dự án

Sau khi định nghĩa dự án đã được chuẩn bị, kế hoạch làm việc cần được tạo. Kế hoạch làm việc cung cấp các kế hoạch từng bước để xây dựng các công việc phân phối dự án và quản lý dự án. Trong quá trình phát triển kế hoạch làm việc của dự án, các yếu tố chính cần được đánh giá là liệu các kỹ năng mà nhóm hỗ trợ dự án có có đủ để hoàn thành dự án thành công hay không; đã chuẩn bị kế hoạch quản lý dự án chi tiết với các mục tiêu SMART (cụ thể, đo lường được, thống nhất, thực tế và có giới hạn thời gian) chưa?

Đầu ra của giai đoạn này là một tài liệu khởi động dự án được hỗ trợ với một kế hoạch làm việc CNTT xác định tất cả các yếu tố của dự án phân phối, tiến trình, tài nguyên và chi phí. Việc phê duyệt kế hoạch làm việc này là điều kiện tiên quyết cho giai đoạn tiếp theo.

Giai đoạn 3: Khởi động dự án

Để tiến hành giai đoạn khởi động, dự án cần đảm bảo rằng tất cả các cá nhân trực tiếp và gián tiếp có liên quan đến dự án (bao gồm cả người đánh giá độc lập) hiểu rõ ràng các mục tiêu của dự án và tác động của nó đối với họ. Ngoài ra, trách nhiệm của họ cần được xác định rõ ràng và thảo luận với người đánh giá độc lập. Một kế hoạch giao tiếp đơn giản cần được phát triển để xác định giao tiếp nhanh chóng và dễ dàng với các thành viên của nhóm dự án và các bên liên quan khác trong dự án.

Giai đoạn này phải đảm bảo rằng không có khoảng cách thời gian đáng kể giữa các mốc quan trọng và điều khoản đó đã được đưa ra để có những đánh giá tạm thời thích hợp.

Giai đoạn 4: Bàn giao Dự án

Các yếu tố chính của giai đoạn này là đảm bảo rằng dự án luôn đi đúng hướng so với kế hoạch dự án; tất cả các sản phẩm và dịch vụ mong đợi đang được cung cấp và các mục tiêu đã đạt được; tất cả các cuộc họp giám sát dự án theo lịch trình đã được hoàn thành; tất cả các vấn đề của dự án đã được thông báo cho Cán bộ cấp cao về danh mục đầu tư CNTT và / hoặc đã được giải quyết; và tất cả các yếu tố chính của việc phân phối dự án đều được đáp ứng, như “đúng thời hạn”, “ngân sách” và “chất lượng”.

Giai đoạn 5: Đóng dự án

SPMF yêu cầu chủ dự án tiến hành đánh giá dự án, ngay sau khi hoàn thành, để đánh giá kết quả hoạt động thực tế của dự án liên quan đến việc đạt được các mục tiêu ban đầu, tiêu chí thành công và kết quả đầu ra được giao như mong đợi.

Các bài học kinh nghiệm cần được ghi lại và sử dụng để cải thiện việc quản lý các dự án tương tự trong tương lai. Ngoài ra, một bản bàn giao sản xuất được lập thành văn bản cần được lập bởi nhóm phát triển dự án và đệ trình lên nhóm vận hành để đảm bảo việc bàn giao cho hoạt động diễn ra suôn sẻ.

SPMF là một khuôn khổ được định hướng cho cả hai phương pháp luận “Nước rơi” cũng như “Agile”.

Phương pháp thác nước nhấn mạnh việc lưu trữ hồ sơ tỉ mỉ, nơi khách hàng biết những gì mong đợi và chương trình của họ sẽ làm gì cuối cùng (bao gồm chi phí, quy mô và tiến trình của dự án). Trong khi đó, phương pháp Agile theo cách tiếp cận gia tăng bắt đầu với thiết kế dự án đơn giản và sau đó bắt đầu hoạt động trên các mô-đun nhỏ. Công việc trên các mô-đun này được thực hiện trong các sprint hàng tuần hoặc hàng tháng, và vào cuối mỗi sprint, các ưu tiên của dự án được đánh giá và chạy các bài kiểm tra. Tác động chính đối với SPMF trong phương pháp Agile là giai đoạn thứ hai đến thứ tư của SPMF được lặp lại cho mỗi sprint cho đến khi đạt được sự phân phối cuối cùng của tất cả các mô-đun.

Kể từ khi giới thiệu SPMF vào đầu năm 2015, bộ phận CNTT đã đạt được hơn 85% thành công trong việc phân phối dự án truyền thống và 90% thành công trong việc cung cấp các hoạt động phát triển nhanh. Trong tương lai, bộ phận CNTT sẽ đề xuất đánh giá thêm “(Các) bài Đánh giá Dự án” được lên kế hoạch cho 6, 12, 24 tháng sau khi hoàn thành.

Kết thúc
Ngoài các bài viết tin tức, bài báo hàng ngày của SEMTEK, nguồn nội dung cũng bao gồm các bài viết từ các cộng tác viên chuyên gia đầu ngành về chuỗi kiến thức Kinh doanh, chiến lược tiếp thị, kiến thức quản trị doanh nghiệp và kiến thức quản lý, phát triển tổ chức doanh nghiệp,.. được chia sẽ chủ yếu từ nhiều khía cạnh liên quan chuỗi kiến thức này.
Bạn có thể dành thời gian để xem thêm các chuyên mục nội dung chính với các bài viết tư vấn, chia sẻ mới nhất, các tin tức gần đây từ chuyên gia và đối tác của Chúng tôi. Cuối cùng, với các kiến thức chia sẻ của bài viết, hy vọng góp phần nào kiến thức hỗ trợ cho độc giả tốt hơn trong hoạt động nghề nghiệp cá nhân!
* Ý kiến được trình bày trong bài viết này là của tác giả khách mời và không nhất thiết phải là SEMTEK. Nhân viên tác giả, cộng tác viên biên tập sẽ được liệt kê bên cuối bài viết.
Trân trọng,
Các chuyên mục nội dung liên quan

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *