Mục đích của bài báo này là để xác định các công ty khác đã gặp phải những vấn đề tương tự về nguồn nhân lực liên quan đến công nghệ thông tin. Thông qua việc đánh giá điểm chuẩn của các công ty khác nhau, chúng ta có thể tìm hiểu cách các công ty khác đã xử lý các vấn đề hệ thống thông tin nguồn nhân lực nhất định liên quan đến công nghệ thông tin, hệ thống thông tin, công nghệ mới và bảo mật dữ liệu.
Một phân tích tổng thể đã được hoàn thành bằng cách sử dụng nghiên cứu về IBM Europe, Ameriprise Financial, Terasen Pipelines, Shaw’s Siêu thị, CS Stars LLC, IBM, WORKSource Inc. và Toshiba America Medical Systems, Inc. cho những người trong bài đọc.
Công nghệ mới của hệ thống thông tin nguồn nhân lực
Với sự thay đổi của thế giới và liên tục có công nghệ mới, các nhà quản lý cần nhận thức được công nghệ sẽ làm tăng hiệu quả trong công ty của họ. Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS) đã ngày càng biến đổi kể từ khi nó được giới thiệu lần đầu tiên tại General Electric vào những năm 1950. HRIS đã đi từ một quy trình cơ bản để chuyển đổi các hệ thống lưu giữ thông tin thủ công thành các hệ thống máy tính hóa, sang các hệ thống HRIS được sử dụng ngày nay. C
ác chuyên gia nhân sự bắt đầu nhận thấy khả năng của các ứng dụng mới cho máy tính. Ý tưởng là tích hợp nhiều chức năng nguồn nhân lực khác nhau. Kết quả là thế hệ thứ ba của HRIS được vi tính hóa, một HRIS khép kín, dựa trên phạm vi rộng và giàu tính năng. Thế hệ thứ ba đã đưa các hệ thống vượt xa khỏi việc chỉ là kho lưu trữ dữ liệu và tạo ra các công cụ mà các chuyên gia nguồn nhân lực có thể làm được nhiều hơn thế (Byars, 2004).
Nhiều công ty nhận thấy cần phải thay đổi cách thức hoạt động của Nguồn nhân lực để bắt kịp với công nghệ mới và số lượng nhân viên ngày càng tăng. Terasen Pipelines đã chuyển trụ sở chính từ Vancouver đến Calgary để gần dầu hơn và nhận thấy sự tăng trưởng lớn về nhân viên. Trong quá khứ, việc ghi chép được thực hiện trên giấy và bảng tính.
Các nhà quản lý tại Terasen nhận ra rằng cần phải thay đổi sang một hệ thống máy tính hóa hơn và xem xét các nhà cung cấp HRIS khác nhau. Bằng cách chuyển sang hệ thống HRIS, Terasen có thể lưu giữ các hồ sơ chính xác hơn cũng như chuẩn bị tốt hơn cho sự phát triển trong tương lai. Một công ty hệ thống thông tin nguồn nhân lực khác nhận thấy lợi ích của việc cập nhật công nghệ mới là WORKSource Inc.
Để đáp ứng thách thức xử lý 100 nhân viên mới, WORKSource Inc. đã mua lại các chương trình công nghệ dựa trên web từ GHG Corp. như phiếu lương điện tử, phần mềm bảng chấm công điện tử, thời gian- ngoài hệ thống, và hệ thống thông tin nguồn nhân lực (“Mẹo,” 2006). Bằng cách điều chỉnh các chương trình mới này, WORKSource đã có thể giảm lãng phí và chi phí.
Internet là một cách ngày càng phổ biến để tuyển dụng ứng viên, nghiên cứu công nghệ và thực hiện các chức năng thiết yếu khác trong kinh doanh. Cung cấp các dịch vụ nguồn nhân lực trực tuyến (eHR) hỗ trợ việc thu thập, lưu trữ, phân phối và trao đổi dữ liệu hiệu quả hơn (Friesen, 2003).
Mạng nội bộ là một loại mạng được các công ty sử dụng để chia sẻ thông tin cho mọi người trong tổ chức. Mạng nội bộ kết nối mọi người với mọi người và mọi người với thông tin và kiến thức trong tổ chức; nó đóng vai trò như một “trung tâm thông tin” cho toàn bộ tổ chức. Hầu hết các tổ chức thiết lập mạng nội bộ chủ yếu dành cho nhân viên, nhưng họ có thể mở rộng cho các đối tác kinh doanh và thậm chí cả khách hàng với biện pháp bảo mật phù hợp (Byars & Rue, 2004).
Các ứng dụng của HRIS
Hiệu quả của HRIS, các hệ thống có thể tạo ra các kết quả hiệu quả hơn và nhanh hơn so với việc thực hiện trên giấy. Một số ứng dụng của HRIS là: Ứng dụng thư ký, chi tiêu tìm kiếm người nộp đơn, quản lý rủi ro, quản lý đào tạo, kinh nghiệm đào tạo, lập kế hoạch tài chính, phân tích doanh thu, lập kế hoạch kế thừa, quản trị lợi ích linh hoạt, tuân thủ các quy định của chính phủ, báo cáo và phân tích tham dự, con người lập kế hoạch nguồn lực, báo cáo và phòng ngừa tai nạn và lập kế hoạch chiến lược.
Với nhiều ứng dụng khác nhau của HRIS, thật khó để hiểu các chương trình mang lại lợi ích cho các công ty như thế nào nếu không nhìn vào các công ty đã được hưởng lợi từ các chương trình đó.
Một trong những công ty như vậy là IBM. IBM có một kế hoạch tuyển sinh trực tuyến không cần giấy tờ cho tất cả nhân viên của mình. Việc đăng ký trực tuyến không chỉ giúp công ty tiết kiệm 1,2 triệu mỗi năm cho chi phí in ấn và gửi thư, nhân viên còn thích làm việc với gói trực tuyến. Donnelly [Chuyên gia truyền thông cấp cao] cho biết: “Kể từ khi chúng tôi bắt đầu cung cấp đăng ký trực tuyến, chúng tôi đã biết rằng nhân viên muốn truy cập web, vì vậy họ có thể đăng nhập tại nhà thay vì thông qua mạng nội bộ của công ty.
Vì vậy, công ty đã và đang làm việc để đưa ra một hệ thống tuyển sinh dựa trên web mà nhân viên và người về hưu có thể truy cập từ mọi nơi (Huering, 2003). Bằng cách sử dụng ứng dụng lợi ích linh hoạt mà HRIS cung cấp, IBM đã có thể cắt giảm chi phí và cho phép nhân viên tự do khám phá lợi ích của họ theo thời gian và tốc độ của riêng họ.
Một công ty khác đã tận dụng các ứng dụng HRIS là Shaw’s Siêu thị. Để Shaw’s quản lý tốt hơn lực lượng lao động của mình, công ty quyết định đã đến lúc tập trung hóa các hoạt động nhân sự. Sau khi xem xét các lựa chọn khác nhau, Shaw’s quyết định triển khai hệ thống Nhân viên Tự phục vụ (ESS). Việc sử dụng các ứng dụng tự phục vụ tạo ra một tình huống tích cực cho Nhân sự.
ESS cho HR nhiều thời gian hơn để tập trung vào các vấn đề chiến lược, chẳng hạn như quản lý lực lượng lao động, lập kế hoạch kế nhiệm và quản lý lương thưởng, đồng thời cải thiện dịch vụ cho nhân viên và người quản lý, đồng thời đảm bảo rằng dữ liệu của họ là chính xác. Với giải pháp này, nhân viên có quyền truy cập trực tuyến vào các biểu mẫu, tài liệu đào tạo, thông tin phúc lợi và các thông tin liên quan đến bảng lương khác.
Đo lường hiệu quả của hệ thống thông tin nguồn nhân lực – HRIS
Việc đánh giá phải xác định xem HRIS có thực hiện theo mong đợi của mình hay không và HRIS có đang được sử dụng hết lợi thế của nó hay không (Byars & Rue, 2004). Một trong những thách thức quan trọng nhất mà các giám đốc điều hành nhân sự phải đối mặt ngày nay là đo lường hiệu suất của hệ thống thông tin nguồn nhân lực của họ (HRIS) Để chứng minh giá trị gia tăng đóng góp của HRIS vào việc hoàn thành sứ mệnh của tổ chức (Hagood & Friedman, 2002).
Việc triển khai một chương trình HRIS có vẻ là điều cần thiết đối với một công ty, nhưng trừ khi nó trở thành một công cụ hữu hiệu cho hoạt động nhân sự, nó sẽ không giúp tăng hiệu quả và thay vào đó có thể cản trở nó.
Một công ty đã triển khai hệ thống HRIS là Toshiba America Medical Systems, Inc. (TAMS). TAMS đưa tất cả thông tin phúc lợi của nhân viên lên mạng và tạo một lựa chọn ghi danh mở khi TAMS thay đổi nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe. Gần như ngay lập tức khi triển khai cổng UltiPro [công nghệ HRIS mới] cho nhân viên, TAMS đã bắt đầu thấy những cải tiến, với ước tính tăng 70% hiệu quả tuyển sinh mở (Wojcik, 2004). Bằng cách xác định hiệu quả của chương trình mới, TAMS đã có thể nhận ra những lợi ích của hệ thống HRIS mới.
Bảo mật của HRIS
Quyền riêng tư của thông tin nhân viên đã trở thành một vấn đề lớn trong những năm gần đây. Với việc trộm cắp danh tính đang trở thành một vấn đề phổ biến, nhân viên ngày càng nhạy cảm hơn về việc ai nhìn thấy thông tin cá nhân của họ và bảo mật thông tin đó được lưu giữ. Bằng cách đảm bảo thông tin nhân viên được lưu giữ trong HRIS có liên quan đến công ty và đảm bảo rằng thông tin đó có giới hạn truy cập (bảo vệ bằng mật khẩu) vào những thông tin đó, các công ty có thể làm cho nhân viên của mình an toàn hơn với sự an toàn của thông tin của họ.
Dù là hồ sơ điện tử hay giấy, hồ sơ của nhân viên đều xứng đáng được đối xử hết sức cẩn thận. Việc thiết lập các đặc quyền bảo mật và người dùng cuối đòi hỏi sự cân bằng giữa việc kết hợp, chính sách nhân sự, kiến thức hệ thống và hoạt động hàng ngày (O’Connell, 1994).
Một công ty gặp phải vấn đề bảo mật lớn là CS Stars, LLC. CS Stars đã mất dấu một trong các máy tính của mình có chứa thông tin cá nhân bao gồm tên, địa chỉ và số an sinh xã hội của các quyền lợi bồi thường cho người lao động. Vấn đề lớn hơn là CS Stars đã không thông báo cho người tiêu dùng và nhân viên bị ảnh hưởng về chiếc máy tính bị mất tích.
Mặc dù máy tính đã được lấy lại và dường như không có thông tin nào bị xâm hại, nhưng nhiều nhân viên đã mất cảm giác an toàn với công ty. Luật Thông báo và Vi phạm An ninh Thông tin của New York, có hiệu lực vào tháng 12 năm 2005, yêu cầu các doanh nghiệp duy trì dữ liệu máy tính bao gồm thông tin cá nhân phải thông báo cho chủ sở hữu thông tin về bất kỳ vi phạm nào đối với bảo mật của hệ thống ngay sau khi phát hiện, nếu thông tin cá nhân, hoặc được cho là hợp lý, được mua bởi một người mà không có sự cho phép hợp lệ (Cadrain, 2007).
Một công ty khác cũng gặp phải vi phạm bảo mật là Ameriprise Financial. Cuối năm 2005, một máy tính chứa thông tin cá nhân của khách hàng và nhân viên đã bị đánh cắp. Vì nhiều nhân viên tại Ameriprise mang máy tính của họ đi làm và về nhà, công ty xác định cần phải tăng cường bảo mật cho những máy tính đó. Ameriprise đảm bảo rằng tất cả nhân viên đã được cài đặt bộ bảo mật mới trên máy tính của họ.
Bằng cách đáp ứng nhanh chóng nhu cầu bảo mật hơn, Ameriprise đảm bảo rằng tất cả thông tin đang được giữ an toàn. Đảm bảo thông tin của nhân viên được giữ an toàn nhất có thể sẽ có nhiều niềm tin hơn đối với công ty và các nhân viên nhân sự khi làm việc với thông tin hệ thống thông tin nguồn nhân lực đó.
IBM, Terasen Pipeline, CS Stars LCC và Toshiba America Medical Systems, Inc. là những ví dụ điển hình về các công ty đang đối mặt với các vấn đề tương tự như công nghệ thông tin nguồn nhân lực và hệ thống thông tin nguồn nhân lực. Tất cả các công ty này đều biết tầm quan trọng của công nghệ mới, hệ thống thông tin nguồn nhân lực và bảo mật dữ liệu. Phần còn lại của bài báo này cung cấp tóm tắt về nhiều công ty đang đối mặt với các vấn đề về nguồn nhân lực, cách công ty phản ứng với các vấn đề và kết quả của các phản hồi của công ty.
Ngoài các bài viết tin tức, bài báo hàng ngày của SEMTEK, nguồn nội dung cũng bao gồm các bài viết từ các cộng tác viên chuyên gia đầu ngành về chuỗi kiến thức Kinh doanh, chiến lược tiếp thị, kiến thức quản trị doanh nghiệp và kiến thức quản lý, phát triển tổ chức doanh nghiệp,.. được chia sẽ chủ yếu từ nhiều khía cạnh liên quan chuỗi kiến thức này.
Bạn có thể dành thời gian để xem thêm các chuyên mục nội dung chính với các bài viết tư vấn, chia sẻ mới nhất, các tin tức gần đây từ chuyên gia và đối tác của Chúng tôi. Cuối cùng, với các kiến thức chia sẻ của bài viết, hy vọng góp phần nào kiến thức hỗ trợ cho độc giả tốt hơn trong hoạt động nghề nghiệp cá nhân!
* Ý kiến được trình bày trong bài viết này là của tác giả khách mời và không nhất thiết phải là SEMTEK. Nhân viên tác giả, cộng tác viên biên tập sẽ được liệt kê bên cuối bài viết.
Trân trọng,
Từ khóa:
- Ví dụ hệ thống thông tin nguồn nhân lực
- Chức năng hệ thống thông tin nguồn nhân lực
- Thiết kế hệ thống thông tin nguồn nhân lực
- Ví dụ hệ thống thông tin nhân lực
- Hệ thống nhân sự
- Tiểu luận hệ thống thông tin quản lý nhân sự
- Các loại hình hệ thống thông tin nhân lực
- Mô hình hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Các chuyên mục nội dung liên quan
- Bản tin số mới nhất | Góc chia sẻ kiến thức số hóa & Chiến lược kinh doanh
- Trang chủ
- Marketing tổng thể
- Kiến thức WordPress
