5 Công cụ giao tiếp cho người làm việc từ xa

công cụ giao tiếp

Ngày càng nhiều doanh nghiệp cung cấp các phương tiện làm việc từ xa cho lực lượng lao động của họ, và một số doanh nghiệp thậm chí chỉ có nhân viên phân tán và không có văn phòng nào cả. Mặc dù làm việc từ xa mang lại nhiều lợi ích, nhưng thách thức lớn nhất mà nó phải đối mặt là giao tiếp và cộng tác. Vì vậy, trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ 5 công cụ giao tiếp tuyệt vời mà bạn nhận được từ các hệ thống điện thoại dựa trên đám mây, giúp tạo điều kiện cộng tác và năng suất cho các nhân viên từ xa.

Các công cụ giao tiếp là gì?

– Công cụ giao tiếp chủ yếu của con người là ngôn ngữ nói, sau đó là ngôn ngữ biểu cảm, ngôn ngữ viết.

+ Ngôn ngữ nói: là công cụ giao tiếp được sử dụng phổ biến nhất. Qua ngôn ngữ nói ta có thể nhận biết con người thông minh hay dốt nát, người nóng nảy hay nhã nhặn, kẻ ích kỷ kiêu căng hay người độ lượng khiêm tốn.

+ Ngôn ngữ viết: được sửu dụng rộng rãi trong giao tiếp dưới danh thông báo, chỉ thị, nghị quyết, báo cáo, ký kết hợp đồng, thiếp mời, thiếp chúc mừng, nội dung báo cáo,..

+ Ngôn ngữ biểu cảm: là sự biểu lộ tình cảm, thái độ của con người trong giao tiếp, thông qua dáng điệu, nét mặt, ánh mắt, nụ cười, cử chỉ,…

công cụ giao tiếp
công cụ giao tiếp

Vai trò của giao tiếp

Hằng ngày chúng ta phải giao tiếp với bạn bè, người thân, đồng nghiệp … trong những hoàn cảnh và tình huống rất khác nhau, vì những mục đích cũng rất khác nhau (trao đổi thông tin, giải quyết vấn đề, thuyết phục họ …) Trong quá trình giao tiếp này một lời nói, một cử chỉ có thể tạo ra một ấn tượng tốt đẹp, một sự tin cậy, một cảm xúc tích cực, cũng có thể làm mất lòng nhau, làm tổn hại đến sức khoẻ và khả năng hoạt động của con người.

Ông bà ta thương nói: “học ăn, học nói, học gói, học mở”, nghĩa là phải học những điều thật cơ bản trong cuộc sống, mà ta tưởng là đơn giản và dễ dàng. Đã bao lần chúng ta tự hỏi mình: Ta ăn như vậy có đúng không? Ta nói như vậy đã được chưa? Ta có biết lắng nghe người khác nói hay không?… Học cách thức giao tiếp chính là một trong những môn học để làm người, mà ai ai cũng cần phải học, học mãi… đến khi nằm xuống kết thúc một đời người.

Trong tâm lý học, giao tiếp là vấn đề có ý nghĩa thực tiễn rất lớn, bởi vì giao tiếp đóng vai trò công cụ giao tiếp rất quan trọng trong việc hình thành và phát triển nhân cách của con người. Đồng thời giao tiếp còn là phương tiện thể hiện nhân cách. Tâm lý của con người được hình thành và phát triển trong giao tiếp với những người xung quanh.

Ngoài ra hoạt động giao tiếp còn là mặt quan trọng, là điều kiện để thực hiện tốt các hoạt động khác, thậm chí cả trong trường hợp, khi mà ý nghĩa của hoạt động không phải là giao tiếp, mà là lĩnh hội và tiếp thu kiến thức, bán hàng, quản lý, ký kết hợp đồng, kinh doanh… Giao tiếp chính là một công cụ sắc bén để tạo ra các mối quan hệ trong quản lý, trong kinh doanh và để tạo ra hạnh phúc trong gia đình.

Trong quản lý, nếu người lãnh đạo có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ đoàn kết được các cộng sự, tạo ra được một bầu không khí tâm lý thuận lợi trong tổ chức, tạo ra được các mối quan hệ gần gũi, thân mật giữa cấp trên với cấp dưới, trên cơ sở đó có thể tác động mạnh tới từng cá nhân trong tổ chức, nâng cao uy tín của mình.

công cụ giao tiếp
công cụ giao tiếp

5 công cụ giao tiếp tuyệt vời

1. Webphone / Mobile App: Gọi từ mọi nơi

Với Hệ thống điện thoại VoIP được lưu trữ, bạn có thể gọi điện qua internet. Với VoIP, nhân viên sẽ linh hoạt hơn với chiếc điện thoại mà họ có thể sử dụng khi đang di chuyển. Ngoài điện thoại bàn hoặc điện thoại IP, nhân viên từ xa cũng có thể sử dụng điện thoại web hoặc ứng dụng di động. Với cả ứng dụng web và điện thoại di động, nhân viên có thể sử dụng số máy nhánh của họ ở bất kỳ đâu miễn là họ có internet hoạt động.

Với VoIP từ xa hoặc tại nhà, nhân viên có thể thực hiện cuộc gọi từ đường dây làm việc và họ có thể quản lý các cuộc gọi đến cho đường dây bán hàng hoặc hỗ trợ khách hàng. Đối với nhân viên, điều cơ bản là không sử dụng số của họ mà sử dụng dây chuyền làm việc để kiểm soát chất lượng và an ninh tốt hơn.

Việc sử dụng điện thoại di động để gọi có vẻ dễ dàng hơn, nhưng các công cụ giao tiếp ứng dụng dành cho thiết bị di động giúp nhân viên tiếp cận đường dây điện thoại văn phòng của họ dễ dàng hơn. Các ứng dụng di động VoIP thân thiện với người dùng và nhân viên có thể tách biệt các cuộc gọi cá nhân và công việc của họ. Các ứng dụng dành cho thiết bị di động cũng bao gồm:

  • Thư mục công ty
  • Cuộc gọi hội nghị
  • Nhạc đang chờ
  • Thu âm cuộc gọi
  • Không làm phiền (DND)

Điện thoại web được tích hợp sẵn trong giao diện người dùng VoIP, dành cho những người thích làm việc trên máy tính của họ. Bạn có thể thực hiện cuộc gọi bằng micrô của máy tính hoặc bằng tai nghe. Bạn không cần tải xuống bất cứ thứ gì để sử dụng webphone, chỉ cần tên người dùng và mật khẩu của bạn để đăng nhập.

2. Báo cáo Trực tiếp: Quản lý tốt hơn các Đại lý từ xa

Với tính năng Báo cáo trực tiếp, bạn có thể xem tất cả các đường dây điện thoại và cuộc gọi đang hoạt động trong thời gian thực. Bạn có thể xem có bao nhiêu đại lý đang hoạt động, bận, thời gian giữ người gọi trung bình và số người gọi đang tạm giữ. Với thông tin chuyên sâu này, bạn có thể quản lý các đại lý và cải thiện trải nghiệm của khách hàng.

Ngoài các báo cáo trực tiếp, bảng điều khiển VoIP cũng hiển thị số liệu phân tích để phân tích thêm việc sử dụng và các mẫu cuộc gọi. Vì vậy, bạn có thể xử lý đầy đủ thời gian cuộc gọi cao điểm.

3. Ghi âm cuộc gọi

Một công cụ giao tiếp tuyệt vời khác để quản lý nhân viên từ xa là ghi âm cuộc gọi. Các nhà cung cấp như hệ thống VoIP cung cấp ghi âm cuộc gọi tự động và theo yêu cầu. Tất cả các bản ghi được lưu trên bảng điều khiển; bạn có thể nghe và tải xuống tất cả các bản ghi âm trực tiếp từ trang tổng quan. Người quản lý có thể nghe lại các bản ghi âm cuộc gọi và cung cấp phản hồi tốt hơn cho các đại lý.

Với những nhân viên làm việc từ xa, điều quan trọng là phải đăng ký thường xuyên để được đào tạo, đặc biệt là trong bối cảnh thay đổi nơi tính năng mới được thêm vào sản phẩm pr nền tảng. Bằng cách xem lại nhân viên và người quản lý ghi âm cuộc gọi, cả hai có thể thảo luận về phản hồi và đề xuất để cải thiện.

4. Fax ảo

Nếu bạn phải gửi fax thì hãy lưu ý rằng fax ảo an toàn hơn nhiều so với máy fax điện thoại cố định. Gửi fax ảo rất dễ thực hiện, với VoIP, tất cả các bản fax được lưu trữ trực tuyến và bạn có thể truy cập chúng thông qua một bảng điều khiển trực tuyến.

Thông thường, các nhà cung cấp cung cấp hai cách gửi fax bao gồm, tải lên tài liệu thông qua bảng điều khiển và gửi fax dưới dạng tệp đính kèm email. Fax kỹ thuật số cho phép nhân viên từ xa quản lý fax từ bất kỳ vị trí nào. Fax ảo không chỉ an toàn hơn mà còn tốt hơn cho những người làm việc từ xa.

Bằng cách cải thiện sự hợp tác và công cụ giao tiếp giữa những người làm việc phân tán, bạn có thể giảm thiểu thách thức lớn nhất khi làm việc từ xa, đó là sự cô đơn. Cảm thấy hữu ích và làm việc như một phần của nhóm mang lại cho nhân viên động lực và mục đích. Làm việc theo nhóm có nghĩa là ít cô đơn hơn và nó có thể giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn và hạnh phúc hơn. Và điều này cuối cùng có thể dẫn đến đôi bên cùng có lợi cho cả người sử dụng lao động và nhân viên.

công cụ giao tiếp
công cụ giao tiếp

Ngoài các bài viết tin tức, bài báo hàng ngày của SEMTEK, nguồn nội dung cũng bao gồm các bài viết từ các cộng tác viên chuyên gia đầu ngành về chuỗi kiến thức Kinh doanh, chiến lược tiếp thị, kiến thức quản trị doanh nghiệp và kiến thức quản lý, phát triển tổ chức doanh nghiệp,.. được chia sẽ chủ yếu từ nhiều khía cạnh liên quan chuỗi kiến thức này.

Bạn có thể dành thời gian để xem thêm các chuyên mục nội dung chính với các bài viết tư vấn, chia sẻ mới nhất, các tin tức gần đây từ chuyên gia và đối tác của Chúng tôi. Cuối cùng, với các kiến thức chia sẻ của bài viết, hy vọng góp phần nào kiến thức hỗ trợ cho độc giả tốt hơn trong hoạt động nghề nghiệp cá nhân!

* Ý kiến được trình bày trong bài viết này là của tác giả khách mời và không nhất thiết phải là SEMTEK. Nhân viên tác giả, cộng tác viên biên tập sẽ được liệt kê bên cuối bài viết.

Trân trọng,

Từ khóa:

  • Kênh giao tiếp

Các chuyên mục nội dung liên quan

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *