Cách phần mềm sự kiện tăng hiệu quả và giảm chi phí của bạn | Chia sẻ mới nhất năm 2024

Cách phần mềm sự kiện tăng hiệu quả và giảm chi phí của bạn
– Bài cập nhật kiến thức mới nhất năm 2024

Giảm số lượng sự kiện bạn đang chạy là một cách để xử lý việc giảm ngân sách; tuy nhiên, tự động hóa một số quy trình sự kiện có liên quan là cách chủ động và hiệu quả hơn để quản lý việc cắt giảm ngân sách. Hầu hết các nhà tổ chức sự kiện, cho dù ở chính quyền địa phương hay trong thị trường sự kiện thương mại, chỉ muốn làm nhiều hơn với ít hơn và việc triển khai giải pháp phần mềm sự kiện trực tuyến có thể giúp họ đạt được điều này bằng cách:

  • Giảm chi phí nhân viên thông qua tự động hóa các quy trình
  • Thúc đẩy một văn phòng không cần giấy tờ thông qua việc triển khai một giải pháp hoàn toàn dựa trên web
  • Giám sát và quản lý chặt chẽ ngân sách và chi phí
  • Giúp bạn tiết kiệm thời gian thông qua việc tích hợp với tất cả các ứng dụng nội bộ của doanh nghiệp
  • Triển khai giấy phép trang web người dùng không giới hạn có thể được sử dụng trên nhiều dịch vụ / lĩnh vực
  • Cung cấp nhiều tùy chọn triển khai với chi phí lắp đặt thấp

Hiệu quả sự kiện & ROI

Các nhà quản lý sự kiện ở cả thị trường thương mại và trong chính quyền địa phương có thể nâng cao hiệu quả của các hoạt động quản lý sự kiện của họ bằng cách sử dụng phần mềm sự kiện. Một giải pháp sự kiện trực tuyến, sau khi được triển khai, sẽ đảm bảo tổ chức của bạn áp dụng các quy trình quản lý sự kiện thực tiễn tốt nhất bằng cách kiểm soát và quản lý tự động hóa các hoạt động này từ một vị trí trung tâm. Việc sử dụng giải pháp phần mềm được thiết kế đặc biệt cho quản lý sự kiện đã được chứng minh là mang lại lợi ích tiết kiệm thời gian và chi phí rất lớn thông qua việc quản lý các hoạt động sau:

  • Tích hợp trang web
  • Trang web vi mô sự kiện
  • Đăng ký trực tuyến
  • Truyền thông sự kiện
  • Mời điện tử
  • Khảo sát điện tử
  • Sản xuất huy hiệu
  • Quản lý nguồn tài nguyên
  • Quản lý tài chính
  • Sự quản ly du lịch
  • Lập lịch cuộc họp
  • Báo cáo và phân tích sự kiện

Việc đo lường ROI cho sự kiện của bạn giờ đây quan trọng hơn bao giờ hết nhưng làm thế nào để bạn biết được mức độ hiệu quả của các sự kiện của mình? Sử dụng phần mềm sự kiện là một cách hiệu quả để tăng hiệu quả, tạo thêm doanh thu cho doanh nghiệp của bạn và duy trì khách hàng của bạn. Tiếp thị sự kiện mặt đối mặt là một trong những cách dễ dàng nhất để đo lường liệu bạn đã đạt được các mục tiêu sự kiện của mình hay chưa và có thể được đơn giản hóa hơn nữa nếu bạn có sẵn các công cụ cần thiết, chẳng hạn như những công cụ được tìm thấy trong giải pháp phần mềm sự kiện.

Bạn bắt buộc phải có khả năng định lượng kết quả và phản hồi sau sự kiện và đo lường các chi phí như chi phí cho mỗi đại biểu và lợi nhuận tổng thể của sự kiện; do đó cho phép bạn cung cấp dự báo bán hàng dự kiến ​​chính xác cho doanh nghiệp của mình. Hệ thống quản lý sự kiện cho phép bạn làm điều này và sẽ xử lý dữ liệu sự kiện giúp bạn, giúp quá trình đánh giá và báo cáo đơn giản hơn nhiều, ít tốn thời gian và tiết kiệm chi phí hơn.

Cổng thông tin điện tử tự phục vụ

Vì vậy, ngân sách của bạn đã bị cắt giảm nhưng làm thế nào để bạn đảm bảo rằng các sự kiện của bạn không bị ảnh hưởng vì sự cắt giảm này? Một cách là ghi lại hành trình của đại biểu / công dân trực tuyến thông qua cổng thông tin điện tử tự phục vụ, điều này không chỉ thể hiện bạn cam kết đảm bảo hành trình sự kiện của đại biểu / công dân diễn ra suôn sẻ mà còn đảm bảo thông tin của bạn được cập nhật, sạch sẽ và chính xác .

Việc triển khai giải pháp tổ chức sự kiện trực tuyến với cổng tự phục vụ web hoạt động đầy đủ sẽ cho phép các đại biểu truy cập thông tin cá nhân của họ từ bất kỳ vị trí nào vào bất kỳ lúc nào. Các đại biểu / công dân có thể xem và đặt chỗ cho các sự kiện thông qua các phần được phân loại của cổng thông tin, từ cơ chế tìm kiếm toàn diện và qua lịch sự kiện. Sau khi đặt trước một sự kiện, các lời nhắc, thông báo và cập nhật có thể dễ dàng được thông báo cho tất cả các bên liên quan. Sử dụng giải pháp sự kiện trực tuyến, đa khía cạnh sẽ cho phép bạn quản lý, giám sát và kiểm soát tất cả các dịch vụ trực tuyến thông qua một cổng tự phục vụ hoạt động đầy đủ. Cổng thông tin sẽ bắt chước trang web hiện tại của bạn bằng cách sử dụng URL tên miền và thương hiệu cụ thể của bạn cho các dịch vụ thương mại và chính phủ cũng như cho tất cả các loại sự kiện như;

  • Hội thảo
  • Hội thảo
  • Hội nghị
  • Họp nội bộ công ty
  • Các khóa đào tạo và
  • Ưu đãi
  • Cuộc hẹn với nhà đăng ký
  • Đăng ký Bộ GTVT
  • Khả năng sinh học
  • Các hoạt động ngoài trời
  • Từ chối bộ sưu tập
  • Kiểm soát sâu bệnh

Cổng thông tin đặt sự kiện là nơi đại biểu / công dân của bạn xem trực tuyến các sự kiện / cuộc hẹn mà bạn đang điều hành và là nơi họ có thể quản lý việc đặt sự kiện và hồ sơ sự kiện trực tuyến của họ. Cổng thông tin điện tử tự phục vụ toàn diện trực tuyến sẽ cho phép người quản lý sự kiện được tổ chức tốt, đa nhiệm vụ và cung cấp cho tổ chức của bạn những lợi ích hiệu quả rõ ràng như tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí và cải thiện hiệu suất sự kiện.

Trong trường hợp của chính quyền địa phương, điều này sẽ cắt giảm chi phí đáng kể vì đại biểu / công dân chỉ có thể đặt lịch hẹn tùy thuộc vào các tiêu chí nhất định. Sử dụng một ví dụ về đặt một cuộc hẹn với cơ quan đăng ký để thông báo về hôn nhân, các tiêu chí cần thiết để đặt một cuộc hẹn như vậy phụ thuộc vào một số lượng lớn các biến thể. Người nộp đơn phải trả lời một số câu hỏi như đó có phải là quan hệ đối tác dân sự hay không, quốc tịch, quốc gia cư trú, quận mà họ sinh sống, tuổi, thời gian cư trú tại quận đó, v.v. Một cổng đặt dịch vụ tự phục vụ trực tuyến trong trường hợp này cung cấp một hành trình gắn kết để người dân / đại biểu hỏi họ những câu hỏi về trình độ chuyên môn cần thiết này, dẫn đến giai đoạn cuối cùng là cho phép họ đặt lịch hẹn trực tuyến (nếu họ đáp ứng các tiêu chí đã đặt ra). Nếu họ không thể đặt lịch hẹn do không đáp ứng được yêu cầu, lý do sẽ được giải thích cùng với các bước hành động để giúp họ đến giai đoạn tiếp theo trong quy trình. Cung cấp cho công dân / đại biểu khả năng đặt lịch hẹn trực tuyến theo cách này đảm bảo thời gian của nhà đăng ký được sử dụng hiệu quả.

Trong trường hợp tổ chức sự kiện thương mại, việc sử dụng cổng tự phục vụ mang lại một số lợi ích về hiệu quả rõ ràng và được xác định, từ dữ liệu sạch và chính xác đến nâng cao khả năng quản lý người đại diện. Cổng sự kiện tự phục vụ sẽ cho phép đại biểu đăng ký trực tuyến – từ điểm đặt chỗ, thanh toán, đến đăng ký ngay trong ngày; đảm bảo hành trình của các đại biểu nhanh chóng, không gây đau đớn và không xảy ra sai sót. Các sự kiện có hiệu quả thấp là các sự kiện được tổ chức và quản lý kém và sẽ để lại kinh nghiệm cho các đại biểu, dẫn đến giảm số lượng đại biểu tham dự các sự kiện trong tương lai.

Phần mềm quản lý sự kiện có thể giúp các nhà quản lý sự kiện lên kế hoạch cho các sự kiện thành công hơn với mức độ hiệu quả cao hơn. Nhưng lợi ích không chỉ dành cho những người quản lý sự kiện – các đại biểu / công dân có thể gặt hái phần thưởng của việc giao tiếp linh hoạt và phù hợp hơn, ít lỗi hơn và cải thiện trải nghiệm sự kiện. Với việc ngành quản lý sự kiện bị ảnh hưởng bởi chi phí gia tăng, ngân sách giảm và lượng đại biểu tham dự thấp hơn, điều quan trọng là các doanh nghiệp tổ chức sự kiện phải hiệu quả nhất có thể và liên tục tìm cách cải thiện quy trình tổ chức sự kiện của họ. Chính các công ty phải giải quyết các vấn đề về hiệu quả và sử dụng công nghệ, những người sẽ đảm bảo các sự kiện của họ thành công ngay bây giờ và trong tương lai.

Kết thúc
Ngoài các bài viết tin tức, bài báo hàng ngày của SEMTEK, nguồn nội dung cũng bao gồm các bài viết từ các cộng tác viên chuyên gia đầu ngành về chuỗi kiến thức Kinh doanh, chiến lược tiếp thị, kiến thức quản trị doanh nghiệp và kiến thức quản lý, phát triển tổ chức doanh nghiệp,.. được chia sẽ chủ yếu từ nhiều khía cạnh liên quan chuỗi kiến thức này.
Bạn có thể dành thời gian để xem thêm các chuyên mục nội dung chính với các bài viết tư vấn, chia sẻ mới nhất, các tin tức gần đây từ chuyên gia và đối tác của Chúng tôi. Cuối cùng, với các kiến thức chia sẻ của bài viết, hy vọng góp phần nào kiến thức hỗ trợ cho độc giả tốt hơn trong hoạt động nghề nghiệp cá nhân!
* Ý kiến được trình bày trong bài viết này là của tác giả khách mời và không nhất thiết phải là SEMTEK. Nhân viên tác giả, cộng tác viên biên tập sẽ được liệt kê bên cuối bài viết.
Trân trọng,
Các chuyên mục nội dung liên quan

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *