Chúng tôi đã thảo luận về cách các bộ quy trình khác nhau sẽ được yêu cầu trong mỗi phần của vòng đời dự án trong bài viết trước. Trong bài viết này, chúng tôi xem xét các loại quy trình cần thiết cho các bộ phận này. Nhiều hơn một quy trình sẽ được yêu cầu áp dụng cho các phần này và các nhóm như vậy được gọi là nhóm quy trình. Chúng được đặt tên theo các phần riêng biệt của dự án. Ví dụ, tập hợp các quy trình áp dụng cho phần lập kế hoạch sẽ được gọi là “nhóm quy trình lập kế hoạch“.
Định nghĩa quy trình
Quy trình được hiểu cơ bản là cách thức cụ thể để tiến hành một hoạt động hay một quá trình. Quy trình xác định đầu vào, đầu ra của quá trình và cách thức để biến đầu vào thành đầu ra bao gồm việc gì cần phải làm, ai làm, làm lúc nào, ở đâu và như thế nào. Quy trình có thể được lập thành văn bản hoặc không.
Cũng có thể hiểu, quy trình là phương pháp được thiết lập để hoàn thành một nhiệm vụ, thường là với các bước được thực hiện theo một thứ tự nhất định.
Thuật ngữ quy trình giống như là một phương pháp cụ thể để thực hiện một quá trình hay công việc. Quy trình thường được thể hiện bằng văn bản. Như vậy, thông thường các đơn vị phát triển các quy trình nhằm mục đích để thực hiện và kiểm soát các quá trình của mình. Một quy trình có thể nhằm kiểm soát nhiều quá trình, và ngược lại, một quá trình có thể được kiểm soát bằng nhiều quy trình.
Quy trình cũng giúp ích cho các cấp các loại quy trình kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc do nhân viên thực hiện.
Tầm quan trọng của quy trình trong hệ thống quản lý
Trong một tổ chức, chuyện các cá nhân có kiến thức và kỹ năng khác nhau sẽ dẫn đến cách làm việc và hiệu quả khác nhau. Vì vậy nên mới cần có quy trình để nhằm mục đích có thể giúp cho các chủ thể đó có thể thực hiện các công việc công việc của mình/ Tránh tình trạng nhân viên chậm chỉ thị của cấp trên hay thực hiện các công việc thừa gây lãng phí thời gian.
Đối với các công việc cần phối hợp nhóm thì ngoài sẽ giúp phân bổ công việc hợp lý còn giúp tăng sự phối hợp giữa các thành viên, đảm bảo công việc được thực hiện đúng tiến độ và trình tự như dự kiến.
Quy trình còn giúp cấp trên quản lý tốt nhân viên của mình hơn thông qua kiểm tra tiến độ làm việc của họ được thể hiện trên quy trình, từ đó đưa ra các giải pháp hay chiến lược kịp thời.
Để các chủ thể có một hệ thống quản lý chất lượng cần phải hợp thức hóa quá trình và quy trình, nhằm mục đích để phục vụ cho việc đạt được mục tiêu đã đề ra. Việc xây dựng hệ thống quản lý quá trình và quy trình hợp lý là một công việc lâu dài đòi hỏi nhiều yếu tố như công nghệ, nhân lực và kinh nghiệm làm việc… Thiết lập bộ tiêu chuẩn ISO 9001 chính là giải pháp tối ưu được các chủ thể sử dụng nhằm mục đích để có một hệ thống quản lý bài bản giúp các chủ thể đó có thể gia tăng lợi nhuận của mình.
Các loại quy trình thực tế trong quản lý dự án
Thông thường, trong vòng đời dự án, chúng ta gặp một phần khởi đầu, một phần lập kế hoạch, thực hiện dự án / giai đoạn, kiểm soát và đo lường dự án / giai đoạn và cuối cùng là phần kết thúc. Các nhóm quy trình bắt buộc mà nhóm dự án phải quen thuộc sau đó là,
Nhóm quy trình khởi tạo bao gồm một tập hợp các quy trình giúp xác định một dự án mới hoặc một giai đoạn cụ thể của dự án, cho phép dự án đó, v.v. Thông thường, một nhóm như vậy sẽ bao gồm các quy trình như phát triển điều lệ dự án, xác định các bên liên quan, xác định phạm vi ban đầu, cam kết của ban đầu tài nguyên, v.v.
Nhóm quy trình lập kế hoạch bao gồm tất cả các quy trình cần thiết để lập kế hoạch cho một dự án hoặc giai đoạn tiếp theo của nó. Các quy trình xác định phạm vi, mục tiêu và cách thức thực hiện dự án, v.v. được đưa vào nhóm. Giai đoạn lập kế hoạch là một giai đoạn quan trọng cũng như phức tạp và phải quan tâm đến rất nhiều chi tiết.
Nhóm quy trình này sau đó nên bao gồm các quy trình như phát triển kế hoạch quản lý dự án, thu thập các yêu cầu, tạo cấu trúc phân chia công việc, xác định các hoạt động, trình tự các hoạt động, xác định các nguồn lực hoạt động, ước tính khoảng thời gian duy trì các nguồn lực sẵn có, phát triển lịch trình, ước tính chi phí, phát triển kế hoạch chất lượng, xác định ngân sách, lập kế hoạch truyền thông, lập kế hoạch quản lý rủi ro, phát triển kế hoạch nhân sự, xác định rủi ro.
Nhóm quy trình thực hiện là một tập hợp các quy trình giúp hoàn thành một dự án trong thời gian và ngân sách chi phí. Chúng bao gồm, thông thường, chỉ đạo và quản lý việc thực hiện dự án, mua lại nhóm dự án, các loại quy trình nhóm dự án và phát triển nhóm dự án. Các quá trình khác bao gồm các hoạt động cần thiết bao gồm phân phối thông tin, quản lý kỳ vọng của các bên liên quan, tiến hành đảm bảo chất lượng và tiến hành mua sắm.
Nhóm quy trình giám sát và kiểm soát bao gồm một tập hợp các quy trình giám sát mức độ tiến hành của dự án. Các quy trình giúp thực hiện sửa chữa các sai lệch về hiệu suất là một phần của nhóm này. Nhóm này thường sẽ có giám sát và kiểm soát công việc của dự án, phạm vi kiểm soát, lịch trình kiểm soát, kiểm soát chi phí, xác minh phạm vi, thực hiện quản lý thay đổi tích hợp, thực hiện kiểm soát chất lượng, báo cáo hiệu suất, giám sát và kiểm soát rủi ro và quản lý hoạt động mua sắm, v.v.
Nhóm các loại quy trình kết thúc bao gồm các quy trình giúp kết thúc dự án hoặc giai đoạn hiện tại một cách có hệ thống. Nhóm này sẽ chứa các quy trình xác định sự chấp nhận chính thức, đánh giá, ghi lại các kết quả đã giúp sửa đổi các quy trình, cập nhật việc học tập của tổ chức và cập nhật tài sản kiến thức của tổ chức, các quy trình để lưu trữ dữ liệu dự án là một số trong số này. Kết thúc mua sắm cũng là một quá trình cần thiết.
Ngoài các bài viết tin tức, bài báo hàng ngày của SEMTEK, nguồn nội dung cũng bao gồm các bài viết từ các cộng tác viên chuyên gia đầu ngành về chuỗi kiến thức Kinh doanh, chiến lược tiếp thị, kiến thức quản trị doanh nghiệp và kiến thức quản lý, phát triển tổ chức doanh nghiệp,.. được chia sẽ chủ yếu từ nhiều khía cạnh liên quan chuỗi kiến thức này.
Bạn có thể dành thời gian để xem thêm các chuyên mục nội dung chính với các bài viết tư vấn, chia sẻ mới nhất, các tin tức gần đây từ chuyên gia và đối tác của Chúng tôi. Cuối cùng, với các kiến thức chia sẻ của bài viết, hy vọng góp phần nào kiến thức hỗ trợ cho độc giả tốt hơn trong hoạt động nghề nghiệp cá nhân!
* Ý kiến được trình bày trong bài viết này là của tác giả khách mời và không nhất thiết phải là SEMTEK. Nhân viên tác giả, cộng tác viên biên tập sẽ được liệt kê bên cuối bài viết.
Trân trọng,
Từ khóa:
- Quy trình
- Cách viết quy trình chuẩn
- Quy trình tiếng Anh
- Các loại quy trình trong doanh nghiệp
- Ví dụ về quy trình
- Quy trình mẫu
- Quy trình là gì
- Ví dụ về quy trình nghiệp vụ
Các chuyên mục nội dung liên quan
- Bản tin số mới nhất | Góc chia sẻ kiến thức số hóa & Chiến lược kinh doanh
- Trang chủ
- Marketing tổng thể
- Kiến thức WordPress
