Nếu ý tưởng này là mới đối với bạn, thì đây có thể là bài đăng blog tiếp thị công cụ cộng tác nội dung đầu tiên của bạn. Tất cả chúng ta đều biết rằng cộng tác là chìa khóa để tạo ra nội dung chất lượng. Và chúng tôi thực hiện rất tốt việc cộng tác ngay từ đầu trong vòng đời công việc. Thật không may, quá thường xuyên, đó là nơi sự hợp tác kết thúc — ở giai đoạn động não. Khi chúng ta bước vào màn sương thực thi, sự cộng tác có thể trở nên lộn xộn hoặc tan rã hoàn toàn.
Điều này liên quan nhiều đến quan điểm thiển cận của chúng tôi về việc hợp tác dự án. Tất cả chúng tôi đều đồng ý rằng sự hợp tác là điều tuyệt vời cho việc hình thành ý tưởng. Chúng tôi thừa nhận rằng nó là cần thiết để bôi trơn các đường trượt của dự án và giữ cho mọi người theo dõi. Điều mà chúng ta thường bỏ lỡ hoàn toàn là sự hợp tác đóng một vai trò rất lớn trong khả năng bảo tồn ý tưởng và không ngừng cải tiến quy trình làm việc của chúng ta.
Tại sao điều này lại xảy ra, khi rõ ràng là không thiếu các công cụ cộng tác có sẵn ngày nay?
Khi đề cập đến nó, hầu hết các nhà quản lý nội dung tiếp cận công việc của họ như một người sáng tạo, thay vì như một người quản lý dự án. Chúng ta tập trung vào thông điệp, giọng điệu, nhận thức của khán giả và duy trì tiếng nói của thương hiệu đến nỗi chúng ta thường bỏ qua những thứ như hiệu quả, năng suất và cải tiến liên tục.
(Nếu những từ này cảm thấy khó chịu với bạn, đừng lo lắng. Bạn có thể không phải là nhà tiếp thị nội dung duy nhất có ác cảm với những từ cảm thấy như chúng được thốt ra trong cuộc họp kỹ thuật dưới hành lang.)
Thưa các nhà tiếp thị nội dung, thật khó là thời điểm: Chúng ta đang sống trong thời đại làm nhiều hơn với ít hơn — và làm tốt hơn bao giờ hết. Để giải quyết vấn đề đó, chúng tôi sẽ được yêu cầu triệu tập những người quản lý dự án bên trong của mình — hoặc tiêu diệt. Điều này có nghĩa là cách chúng tôi cộng tác trong suốt các dự án của mình không chỉ hỗ trợ ý tưởng mà còn cả khả năng theo dõi, phân tích và cải thiện cách chúng tôi sản xuất nội dung .
Nó chính xác nghĩa là gì? Dưới đây là sáu phương pháp hay nhất để hợp tác công cụ cộng tác nội dung sát thủ có thể bắt đầu cải thiện thứ tự và tốc độ mà bạn thực hiện các dự án nội dung của mình.
1. Go Digital
Timur Aydin , người quản lý nội dung và truyền thông công cụ cộng tác của công ty tại Jabil , một công ty sản xuất thiết bị điện tử toàn cầu, cho biết không có gì thay thế cho việc giao tiếp và công cụ cộng tác trực tiếp với đồng nghiệp.
“Bạn có thể làm mọi thứ qua email, qua điện thoại, IM hoặc kỹ thuật số, nhưng theo tôi, không có gì đánh bại được sự cộng tác trực tiếp. Có điều gì đó về mối quan hệ làm việc được xây dựng trong chính con người. ”
Chắc chắn, hợp tác trực tiếp mang lại sức mạnh tổng hợp, năng lượng và tốc độ mà các định dạng khác có thể làm được ‘ t phù hợp. Thật không may, các ghi chú viết tay, bảng trắng và giá vẽ xé dán kết quả thiếu khả năng chia sẻ, khả năng tìm kiếm và bảo quản mà nhóm của bạn cần.
Giấy bị mất, nó mất thời gian để sao chép và phân phối, và ngay cả những bức ảnh chụp lên bảng trắng hoặc ghi chú dán vẫn phải được chuyển thành văn bản để hữu ích. Thông thường, các ý tưởng được tạo ra và các quyết định được đưa ra trong các cuộc trò chuyện bằng lời nói không được ghi lại và bị lãng quên, khiến bạn không thể tham khảo lại và xem điều gì thực sự đã xảy ra và tại sao.
Để giải quyết vấn đề đó, ngay cả người đề xuất trực tiếp Aydin cũng nhận ra sự cần thiết của việc số hóa: “Tùy thuộc vào dự án, bạn cần một số nơi để ghi lại mọi thứ về dự án có thể cần cho mục đích này hay mục đích khác. Bạn có thể giữ cho tất cả có tổ chức và mạch lạc bằng cách tạo quy trình làm việc. ”
Để cộng tác chính xác và hiệu quả, văn bản kỹ thuật công cụ cộng tác số là cách để đi , cho phép các nhóm lưu giữ chính xác các ý tưởng, suy nghĩ và quyết định để chúng có thể được xem xét, tìm kiếm và chia sẻ.
2. Duy trì Dòng thời gian
Thật hấp dẫn khi nghĩ rằng kết quả là tất cả những gì quan trọng — rằng quá trình công cụ cộng tác “làm xúc xích” không cần sự bảo tồn. Nhưng vấn đề niên đại. Thứ tự chia sẻ suy nghĩ và nhận xét có thể rất quan trọng khi ghi lại quá trình phát triển của một dự án.
Có lẽ tất cả chúng ta đều đã từng ở đó. Nhiều người đánh giá thực hiện các thay đổi đối với các phiên bản nội dung khác nhau, khiến người chỉnh sửa phải lật đi lật lại cùng một cụm từ hoặc lựa chọn từ vì các chỉnh sửa không theo trình tự thời gian.
Đã bao nhiêu lần bạn đã tự hỏi mình, “Tôi đã không thực hiện chỉnh sửa đó sao? Hay ai đó đã thay đổi nó trở lại một lần nữa? ” Ngăn chặn sự nhầm lẫn về dòng thời gian bằng cách ghi lại thủ công ngày và giờ của mọi thông tin liên lạc trong một dự án .
Lý tưởng nhất là các công cụ cộng tác trong công việc của bạn sẽ đánh dấu thời gian thông tin mới nhất để cung cấp một số khả năng theo dõi khi đảm bảo các dự án nội dung cuối cùng phản ánh ý kiến đóng góp và sự chấp thuận của mọi người trong nhóm.
Tất nhiên, những tác động công cụ cộng tác tiêu cực của hiện tượng này vượt ra ngoài giai đoạn xem xét và phê duyệt. Khi đến thời điểm để kiểm tra sau khi khám nghiệm dự án và quyết định những gì có thể được cải thiện trong quy trình trong lần tiếp theo, việc phân tích các cuộc trò chuyện về dự án không theo trình tự có thể khiến bạn bối rối, thất vọng và làm hỏng những nỗ lực của bạn.
3. Làm cho nó nhanh chóng
Sự chậm trễ trong giao tiếp có thể gần như gây nhầm lẫn và bực bội như không có giao tiếp nào cả. Ai có thời gian chờ đợi nhiều ngày để cập nhật thông tin đầu vào, phản hồi, phê duyệt hoặc trạng thái? Nếu nhóm của bạn mất ba ngày để thu thập thông tin cập nhật trạng thái từ mọi người, thì sẽ an toàn rằng vào thời điểm các báo cáo được tổng hợp để phân phối, hầu hết báo cáo đã lỗi thời và vô dụng.
“Chúng tôi đã thấy vấn đề cộng tác này xâm phạm đến năng suất, khi tôi phải dành quá nhiều thời gian để ghi chép và theo dõi những gì tôi đang làm khiến tôi có ít thời gian hơn để thực hiện công việc thực tế,” nói Deborah Strickland , chiến lược gia tiếp thị kỹ thuật số cấp cao tại Juniper Networks . “Ngay cả với các công cụ như Trello, tôi có thể thêm một thẻ nêu nhiệm vụ, nhưng công việc thực tế là 15 các bước mà tôi sẽ không theo dõi. ”
Kết quả? Bất chấp thời gian và nỗ lực của cô ấy trong việc báo cáo, không ai có thể thực sự biết cô ấy đang ở đâu với một dự án.
Quy tắc ngón tay cái về tính kịp thời là: Bạn càng có thể đến gần với thời gian thực, thông tin liên lạc của bạn sẽ càng phù hợp, đáng tin cậy và có thể hành động được . Nếu bạn có thể nhúng tay vào, giải pháp quản lý công việc kỹ thuật số có thể kích hoạt và tự động hóa việc yêu cầu, biên dịch và phân phối các bản cập nhật trạng thái trong thời gian thực.
Được trang bị các bản cập nhật dự án mới nhất, các thành viên trong nhóm có thể hành động và xoay vòng ngay lập tức và chắc chắn, mang lại những ngày và tuần quý giá cho các công cụ cộng tác dự án của bạn.
4. Hợp nhất hoặc Tích hợp
Là một nhà tiếp thị nội dung, bạn có thể ghi chú trong các cuộc họp, bằng điện tử hoặc trên giấy. Nhưng điều gì sẽ xảy ra khi đến lúc chia sẻ thông tin đó? Nó có phải được nhập lại vào một email, một bảng tính được chia sẻ hoặc một số công cụ quản lý dự án khác không?
Đây là khóa học đối với nhiều người trong chúng ta. Vì vậy, có gì là xấu về nó? Việc nhập lại dữ liệu liên tục thực sự gây hại cho các dự án của bạn theo hai cách: Nó làm lãng phí thời gian quý báu và nó làm tăng nguy cơ hỏng dữ liệu – ở mỗi lần nhập lại mục nhập, thông tin quan trọng có thể được nhập sai hoặc bị bỏ qua.
Sự cố này tồn tại bất cứ lúc nào bạn phải di chuyển thông tin từ công cụ này sang công cụ khác (ví dụ: từ bảng tính sang email hoặc từ bảng trắng thành một công cụ cộng tác quản lý dự án), và nó được kết hợp khi bạn sử dụng nhiều công cụ hơn. Hãy xem xét rằng 42 phần trăm nhà tiếp thị sử dụng sáu đến 10 các chương trình để quản lý công việc của họ tại bất kỳ thời điểm nào — và gần 1/5 sử dụng nhiều hơn thế— và rủi ro này trở nên rất thực tế.
Nếu nguyên nhân gốc rễ là chuyển dữ liệu giữa các công cụ cộng tác trong ngăn xếp quản lý công việc khó sử dụng của bạn, thì một giải pháp rõ ràng là hợp nhất các công cụ của bạn. Tìm kiếm một công cụ quản lý công việc có thể chứa hầu hết, nếu không phải tất cả, các tính năng quản lý công việc mà bạn cần trong một công cụ. Đối với những tính năng không phù hợp với giải pháp này, hãy tìm cơ hội để tích hợp các công cụ bên ngoài với giải pháp quản lý công việc trung tâm của bạn.
Bạn càng củng cố, hoặc ít nhất là tích hợp quản lý công việc của bạn công cụ thì càng ít rủi ro về hỏng dữ liệu, luồng thông tin càng tự động hóa và dữ liệu của bạn sẽ càng đáng tin cậy hơn khi đến thời điểm để tinh chỉnh và cải thiện các quy trình của bạn và báo cáo kết quả cho ban quản lý.
5. Giao tiếp trong ngữ cảnh
Bao lâu thì bạn nhận được bản cập nhật dự án qua email và ngay lập tức tự hỏi bản thân: “Chờ đã, chúng ta là dự án gì? nói về một lần nữa? ” Bạn có thể cuộn xuống, xuống, xuống qua chuỗi email cố gắng kết nối các dấu chấm và cuối cùng vẫn nhận được một cái nhìn không đầy đủ về tình huống — chính xác thì thông tin mới này xen kẽ với những thứ khác mà bạn đã nói trong cuộc họp gần đây như thế nào?
Điều này gây lãng phí thời gian, hạn chế khả năng trả lời email của bạn ngay lập tức và dứt khoát, đồng thời góp phần đáng kể vào việc tràn hộp thư đến mà nhiều người trong chúng ta gặp phải.
Một cách để bắt đầu cải thiện ngay lập tức là để triển khai một giao thức dòng chủ đề cho các email yêu cầu các thành viên trong nhóm phải “ghi” từng email với tên dự án trước, công cụ cộng tác sau đó là một chủ đề thích hợp. Điều này giúp mọi người luôn tổ chức tốt hơn và cập nhật các dự án mà họ quan tâm nhất.
Nhưng một cách tốt hơn để có được bối cảnh đầy đủ xung quanh việc hợp tác dự án là cộng tác diễn ra trong cùng một không gian nơi lưu giữ tất cả thông tin dự án khác của bạn. Thông thường, điều này sẽ nằm trong một giải pháp quản lý công việc cho phép bạn giao tiếp, nhận xét và chia sẻ thông tin đầu vào và ý tưởng ngay cùng với các tài liệu và bản nháp có liên quan.
6. Tiến trình công cụ cộng tác thúc đẩy vĩnh viễn
Nếu hồ sơ giao tiếp và cộng tác của bạn biến mất — hoặc bị chôn vùi trong email và tài liệu của các dự án sắp tới — tại khi kết thúc mọi dự án, bạn có thể thấy mình lặp lại những sai lầm giống nhau hoặc bỏ lỡ những cơ hội giống nhau. Miễn là nó bị ẩn đi, tất cả dữ liệu đó không thể giúp bạn.
Thay vào đó, lưu trữ và tổ chức các chuỗi giao tiếp và cộng tác trong một vị trí vĩnh viễn, trung tâm, có thể tìm kiếm được nơi chúng không thể dễ dàng bị mất hoặc bị xóa. Điều này sẽ cho phép toàn bộ nhóm của bạn tận dụng kiến thức mới thu được với mỗi dự án để cải thiện dự án tiếp theo, xây dựng tính nhất quán và cải thiện hiệu suất với mỗi dự án mới.
Vừa mới uống một ngụm từ vòi cứu hỏa của ban quản lý dự án, bạn ‘ có lẽ đang bắt đầu nắm bắt được tầm nhìn về cách tổ chức và cho phép cộng tác một cách có chủ ý hơn, hướng tới khả năng hiển thị và học hỏi lâu dài, có thể thay đổi chất lượng của các quy trình sản xuất nội dung của bạn .
Nó có thể làm cho họ nhanh hơn, gọn gàng hơn và nhanh nhẹn hơn so với các đối thủ cạnh tranh của bạn. Sự cải tiến liên tục này là làm thế nào để các nhóm nội dung tuyệt vời trở nên nổi bật .
Bất kỳ nhóm nội dung nào cũng có thể tiết ra một lượng lớn nội dung khi họ vấp phải từ dự án này sang dự án khác. Nhưng chỉ những người có thể nắm bắt và khai thác sự cộng tác của họ để không ngừng học hỏi và cải tiến sẽ là điều không thể ngăn cản.
Từ khóa:
- Phần mềm thảo luận nhóm
- Tương tác trực tiếp
- Phần mềm tương tác trực tiếp
- Các phần mềm tương tác với học sinh
- Cửa hàng Chrome trực tuyến
- Web học nhóm
- Padlet
- Phần mềm tương tự Padlet
Nội dung liên quan:
- 4 công cụ kiểm tra các vấn đề kỹ thuật Seo top Google sẽ không hiển thị
- Cách viết tiêu đề thu hút mà mọi người sẽ muốn nhấp vào
- Tại sao bạn nên cho Google Analytics 4 một cơ hội?
